Utanumhald funda - Stjórnarfundir

CoreData Stjórnarvefgátt (BoardMeetings) er veflausn sem heldur utan um stjórnarfundi og öll tilheyrandi fundargögn, svo sem dagskrá, fundargerðir, ítarefni, verkefni og áætlanir. 

Með notkun á stjórnarvefgátt þarf ekki lengur að senda fundargögn í tölvupósti eða á pappír. Stjórnarmenn skrá sig inn á vefnum og nálgast þar sín gögn í öruggu umhverfi. Þeir geta einnig gert athugasemdir við fundargerðir og/eða fundi í CoreData og notast við öfluga leit til þess að finna gögn og upplýsingar.

Lausnin er jafnframt kjörin fyrir aðra fundi, t.d. nefndir og ráð, deildar-, sviðs-, hópa- og verkefnafundi.

ATHUGIÐ að aðgangur stjórnarmanna að stjórnarfundarverkefnum getur verið óheftur, þ.e. öll verkefni á svæðinu sjást og hægt er að skoða öll gögn. Einnig er hægt að hafa UP aðgang sem þýðir að setja þarf viðeigandi stjórnarmenn á verkefni svo þeir sjái gögnin. Það er mismunandi eftir fyrirtækjum / stofnunum hvort nýir stjórnarmenn megi sjá gögn eldri funda eða ekki. Þeir sem eru með CoreAdmin réttindi geta aðstoðað við að skoða hvernig skráningu aðgangs er háttað.

Uppsetning svæða

Í uppsetningu stjórnarvefgáttar er til dæmis hægt að hafa eftirtalin svæði undir yfirsvæðinu Stjórn

• Stjórnarfundir – þar er haldið er utan um hvern fund fyrir sig sem sér verkefni ásamt gögnum fundar og verkliðum. Stjórnin hefur aðgang að þessu svæði.

• Undirbúningur funda – vinnusvæði þar sem þeir starfsmenn fyrirtækisins geta unnið að undirbúningi stjórnarfunda áður en þeir eru aðgengilegir fyrir stjórn en þar geta starfsmenn líka haft sín vinnuskjöl tengd fundum. Stjórn hefur ekki aðgang að þessu svæði.

• Upplýsingar – Þar eru vistuð gögn sem stjórn hefur aðgang að en tengjast ekki ákveðnum fundum t.d. samþykktir stjórnar, skýrslur, reglur og fleira. Á svæðinu er eingöngu að finna skjöl og möppur en ekki verkefni/fundi. Stjórn hefur aðgang að þessu svæði.

• Athugasemdir við fundargerðir og/eða fundi eru skráðar inn í kerfið.

• Öflug leit að gögnum.

Yfirlit yfir verklag

Hver fundur er stofnaður sem sér verkefni á svæðinu Stjórnarfundir. 

Skráð er inn nafn og númer fundar í titil verkefnis og dagskrá samkvæmt fundarboði er sett inn í Lýsing.

Skjöl

Öll viðeigandi skjöl til upplýsingar fyrir stjórnarmenn eru sett inn undir viðkomandi fund með því að hlaða upp skjölum.

• Skjöl sett í pdf eða word formi

• Heiti á skjölum - vísa í nr. dagskrárliðar, dæmi 04 Skýrsla um ….

• Ef uppfæra þarf skjal þá er vistað yfir eldri útgáfu

• Hægt er að búa til möppur til þess að halda utan um mörg skjöl tengdum einum dagskrárlið

Fundargerðir

• Athugasemdir frá stjórnarmönnum er hægt að skrá í vefgáttina

• Athugasemdum er einnig hægt að svara þar

• Endanleg fundargerð er vistuð undir viðkomandi fund

• Fundargerð er undirrituð í CoreData (fullgild rafræn undirritun)

Upplýsingar um nýtt efni

Tölvupóstur er sendur til stjórnarmanna með tengil á slóð fundar - þá þurfa þeir eingöngu að setja inn notendanafn og lykilorð eða skrá sig inn með rafrænum skilríkjum til að nálgast gögnin.

Minnispunktar

Stjórnarmenn geta skráð minnispunkta við skjöl sem aðeins þeir sjá, nánar hér.