Vinnuferlið - innkaup

Áður en hafist er handa þarf að vera búið að fara í gegnum öll skref uppsetningar, s.s. stilla bókunarflokka verka, stofna tegundir verka o.fl. sjá kaflann Uppsetning kerfis.

Senda EDI pöntun

Þegar notandi stofnar innkaupapöntun þá fyllist út EAN kennitala út frá völdum lánardrottni eða út frá völdu aðsetri. Aðsetur lánardrottins gerir notanda kleift að senda frá sér upplýsingar til birgja um að senda vöru á ákveðin stað. Aðsetur geyma sér EAN kennitölu og fyllist hún út sjálfkrafa í viðkomandi innkaupapöntun þegar notandi breytir eða velur aðsetur.

Þegar notandi hefur myndað pöntun og vill senda hana á rafrænan hátt (EDI pantanir) til fyrirtækisins er farið undir flipann Aðgerðir eða Vinnsla og þar valin aðgerðin Senda EDI pöntun.

Kerfið lætur notanda vita að búið sé að skrifa út skeyti og hvenær það var gert, merkir að pöntun hafi verið send með EDI og vistar skeytið á viðeigandi stað þar sem EDI þýðandi tekur við því og sendir áfram.

Velji notandi að senda skeytið aftur spyr kerfið um hvort eigi að senda skeyti aftur og vistar þá skeyti líkt og áður ef notandi ákveður að senda.

Ef búið er að lesa inn EDI innkaupa reikning frá lánardrottni þá uppfærist reiturinn “EDI - Pöntun uppfærð”.

Aðgerðin Sækja EDI Innkaupareikninga les alla innsenda EDI reikninga og myndar rafræna reikninga, fjallað um það hér síðar í textanum.

Lesa innkaupareikninga

Til að lesa inn svör við pöntun, þ.e.a.s. innkaupareikning, þá þarf notandi að velja aðgerðina Sækja EDI innkaupareikning undir hnappnum Aðgerðir á einhverri sölupöntun eða opna Rafrænir reikningar og sækja þar EDI innkaupareikninga með því að velja aðgerðina Sækja EDI innkaupareikning. Þessa aðgerð er að finna bæði á yfirlitsmynd rafrænna reikninga sem og á spjaldinu.

Þeir EDI innkaupareikningar sem stofnast geta bæði verið debit eða kredit reikningar.

Mynda innkaupareikninga

Allir EDI innkaupareikningar sem lesnir hafa verið inn mynda svo kallaðan rafrænan reikning. Út úr þessum rafræna reikningi getur notandi meðal annars tengt línu við innkaupalínu, tengt reikning við innkaupapöntun og auðvitað myndað innkaupareikning.

Ef EDI innkaupareikningur sem verið er að lesa er svar við innsendri EDI pöntun þá á undir venjulegum kringumstæðum að vera tilvísun í þá pöntun. Ef þessi tilvísun er til staðar þá tengir kerfið sjálfkrafa saman EDI innkaupareikninginn og EDI pöntunina.

Hægt er að stilla kerfið þannig að EDI innkaupareikningur myndi alltaf innkaupareikning eða innkaupapöntun.

Ef valið er að mynda innkaupapöntun þá byrjar kerfið að leita uppi tengda pöntun og endurgerir línurnar en uppfærir hausinn. Ef tengd pöntun finnst ekki þá stofnar kerfið innkaupapöntun, bæði haus og línur.

Allt villutékk á sér stað þegar mynda á innkaupapöntun / innkaupareikninga og merkjast þá EDI innkaupalínurnar með skýringu um hverskonar villa er um að ræða. Innkaupapöntun / reikningur myndast ekki nema bæði haus og línur séu villulausar.

Sjálfvirk meðhöndlun innkaupapantana

Boðið er uppá að eyða út innkaupapöntun og vista í skjalasafni þegar innkaupareikningur er myndaður eða hann bókaður. Til virkja þann möguleika þarf í fyrsta lagi að vera tenging milli innkaupapöntunar og rafræns reiknings og einnig þarf að velja í stofngögnum hvenær kerfið eigi að eyða út innkaupapöntun, þ.e.a.s. við stofnun innkaupareiknings eða við bókun.

Reiturinn Eyða pöntunum (Archive Order) stýrir þessari virkni og um leið virkjar staðlaða virkni er snýr að skjalavistun pantana.

Ef notandi hefur valið að kerfið eigi að mynda innkaupapantanir í stað innkaupareikninga þá vistar kerfið tengda pöntun áður en línur eru uppfærðar.