Vinnuferlið - sala

Innlestur á EDI pöntunum

Pantanir sem sendar hafa verið á rafrænan hátt (EDI pantanir) til fyrirtækisins er hægt að lesa ef farið er í Sölupantanir og þar valinn aðgerðarstikan Nýtt, en þar er að finna aðgerðina Lesa EDI pantanir.

Ef valið er að lesa inn EDI pantanir eru allar pantanir sem sendar hafa verið til fyrirtækisins síðan seinast var lesið inn, teknar og lesnar inn í BC. Fyrir hverja pöntun sem lesin er inn stofnast pöntun í BC.

Hægt er stilla kerfið þannig að útprentun með upplýsingum eigi sér stað fyrir hverja pöntun sem lesin er inn með númeri viðskiptavinar og númeri pöntunarinnar. Þetta er svokölluð Pöntunartilkynning eða Komutilkynning pöntunar.

Óhætt er að velja Lesa inn EDI pantanir hvenær sem er. Kerfið les inn þær pantanir sem eru til staðar og skila svari að innlestri sé lokið.

Við innlestur pantana á sér stað vörpun á gögnum þar sem ekki er gefið að aðilar séu að nota sömu skilgreiningar fyrir sömu hluti, t.d. er líklegt að mælieiningar séu mismunandi sem og vörunúmer. Einnig skoðar kerfið hvort EAN kennitala sem sendandi er panta á tilheyrir ákveðnum viðskiptamanni eða afhendingarstaði hans. Viðskiptavinur getur því átt mismunandi afhendingarstaði / starfstöðvar og verið að panta fyrir ákveðna starfstöð.

Pantanir

Allar EDI pantanir sem lesnar hafa verið inn stofnast sem venjulegar pantanir inn í BC.

Ef pöntunartilkynningar voru prentaðar út er hægt að nota þá útprentun til að finna pantanirnar sem lesnar voru inn. Einnig ætti notandi að sjá þetta í sínu hlutverki sem opin sölupöntun.

Fyrir hverja pöntun er hægt að fara í EDI grúppuna. Þar birtast upplýsingar sem eru sérstaklega fyrir EDI pantanir.

EAN kennitala	Ef að pöntunin er rafræn pöntun (EDI pöntun), þá birtist í þessu svæði EAN kennitala þess aðila sem sendi pöntunina. EAN kennitölur eru notaðar í rafrænum samskiptum milli aðila.
EDI – Innlestur	Þetta svæði segir til um hvernig innlestur pöntunarinnar tókst. Tókst að fullu - Ef tókst að lesa inn allar línur í pöntuninni. Tókst að hluta – Ef ekki hefur tekist að lesa inn allar línur í pöntuninni vegna þess að ekki hafi t.d. fundist varan eða mælieiningin fyrir vöruna. Hægt er að sjá hvaða línur hafa ekki verið lesnar eðlilega inn í glugganum Eftirstandandi línur (sjá kaflann um eftirstandandi línur).
Tilvísun yðar	Pöntunarnúmer viðskiptamannsins í hans kerfi.
EDI - Reikningur sendur	Upplýsingar um hvort búið sé að senda EDI reikning til viðskiptavinar.
EDI – Eftirstandandi línur	Hægt að skoða þær línur sem ekki lásust inn ef einhverjar eru.

Eftirstandandi línur

Ef ekki hefur tekist að lesa inn allar línur í pöntuninni fær pöntunin stöðuna að innlestur hafi tekist að hluta (hægt er að sjá upplýsingar um þetta í EDI grúppunni í viðkomandi pöntun).

Hægt er að sjá hvaða línur hafa ekki verið lesnar eðlilega inn í glugganum með því að kafað ofan í reitinn EDI – Eftirstandandi línur sem er að finna undir EDI grúpunni í sölupöntuninni.

Opnast þá gluggi sem sýnir allar línur sem ekki voru lesnar eðlilega inn og eru því ekki hluti af því sem pantað er.

Ýmsar ástæður geta verið fyrir því að lína er ekki lesin eðlilega inn, sem dæmi þá gæti varan ekki hafa fundist, eða mælieiningin fyrir vöruna.

Líklegasta skýringin fyrir því að línan lendir í Eftirstandandi línur er sú að ekki sé búið að setja upp nauðsynlegar þýðingar fyrir vöruna í Þýðingar v/EDI glugganum.

Línunúmer	Hver lína í pöntuninni hefur línunúmer, einnig þær línur sem ekki hafa verið lesnar eðlilega inn.
Vörunúmer	Þetta er vörunúmer þeirrar vöru sem var í línunni sem ekki var lesin inn. Þetta getur hvort sem er verið vörunúmerið sem sent var í pöntuninni, eða vörunúmer í kerfinu, það fer eftir athugasemdinni í Athugasemd.
Mælieining	Þetta er mælieining þeirrar vöru sem ekki var lesin inn. Þetta getur hvort sem er verið mælieiningin sem send var í pöntuninni, eða mælieining í kerfinu, það fer eftir athugasemdinni í Athugasemd.
Magn	Magn þeirrar vöru sem ekki var lesin inn.
Athugasemd	Í athugasemd kemur fram skýring á því hvers vegna línan var ekki lesin eðlilega inn sem hluti af pöntuninni. Mögulegar skýringar eru: Vörunúmer fannst ekki – Vörunúmerið sem lesa átti inn fannst ekki sem vörunúmer í kerfinu. Vörunúmerið fannst einnig ekki í Þýðingar v/EDI. Til að sjá til þess að varan verði lesin inn í framtíðinni er nauðsynlegt að setja inn viðeigandi upplýsingar í Þýðingar v/EDI. Mælieining finnst ekki fyrir vöruna – Mælieiningin sem lesin var inn er ekki til í Mælieiningar vöru fyrir þessa vöru. Til að lagfæra þetta fyrir næstu pantanir er nauðsynlegt að fara í birgðaspjald vörunnar, velja Mælieiningar undir takkanum Vara, og setja inn viðeigandi mælieiningu. Magn er ekki gilt – Magnið sem lesið var inn er ekki skiljanlegt af kerfinu.

Sendingar EDI reikninga

EDI reikningar eru sendir um leið og pöntun er bókuð.

Þegar gengið hefur verið frá pöntun er pöntunin bókuð og reikningur gerður með því að velja Bóka hnappinn undir aðgerðarstikunni Vinna í sölupantanaglugganum.

Þegar valið hefur verið Bóka og síðan hvort afhenda á pöntun og reikningsfæra, bókast pöntunin og reikningur er gerður.

Hægt er að stilla kerfið þannig að það komu spurning hvort notandi vilji senda viðkomandi aðila EDI reikning en einnig hægt að sleppa þeirri spurningu.

Eingöngu er sent á aðila sem hafa EAN kennitölu og hafa útfyllt X400 adressu í viðskiptamanna spjaldinu.

Ef valið er að senda EDI reikning þá býr kerfið til EDI reikning og skrifar út í viðeigandi möppu. Hugbúnaður til EDI sendinga (EDI þýðandi) tekur síðan við reikningnum og sendir áfram til viðkomandi viðskiptamanns.

Bókaður EDI reikningur

Þegar pöntun sem lesin var inn í kerfið sem EDI pöntun er bókuð, verður til venjulegur BC reikningur og um leið spurt hvort senda eigi EDI reikning.

Hægt er að skoða hvort EDI reikningur hefur verið sendur er farið í Bókaðir reikningar í sölu og viðskiptamanna valmyndinni.

Ef farið er í EDI flipann í Bókaður sölureikningur glugganum, þá birtast upplýsingar um hvort EDI reikningur hafi verið sendur eða ekki.

Hægt er að endursenda bókaðan reikning ef notandi óskar þess. Uppfærist þá staðan Senda EDI.

Senda EDI

Ef að EDI reikningur var sendur um leið og reikningurinn var búinn til og bókaður, þá er hak í þessu svæði.

Þýðingar v/EDI

Þegar sendar eru pantanir á rafrænu formi (EDI pantanir) frá viðskiptamönnum er ekki sjálfgefið að þau vörunúmer sem send eru, eða mælieiningar, þekkist í birgðakerfinu í BC. Því er í kerfinu þýðingartafla þar sem hægt er að setja inn upplýsingar um hvernig eigi að bregðast við ákveðnum upplýsingum við innlestur svo sem mælieiningu eða vörunúmerum.

Þýðingartaflan er notuð til þess að umbreyta þeim einingum/vörunúmerum sem sendar eru í EDI pöntunum í einingar/vörunúmer sem þekkjast í birgðakerfinu. Hægt er að setja inn þýðingu sem á almennt við eða afmarka hana við ákveðinn viðskiptamann.

Viðskm.nr.	Alltaf er verið að setja inn þýðingar á vörum eða mælieiningum fyrir EDI pantanir frá einum ákveðnum viðskiptamanni. Í þessu svæði er sett inn númer þess viðskiptamanns.
Vörunr.	Einungis er fyllt út í þetta svæði ef að verið er að þýða mælieiningar fyrir ákveðna vöru. Hérna er sett vörunúmer þeirrar vöru í birgðakerfinu sem þýða á mælieiningu fyrir.
Tegund þýðingar	Valið er hérna hvort breyta þarf vörunúmeri í EDI pöntun, eða mælieiningu. Möguleikarnir eru: Mælieining – Breyta þarf mælieiningu sem er í EDI pöntun viðskiptamanns í mælieiningu í birgðakerfinu. Vörunúmer – Breyta þarf vörunúmeri sem er í EDI pöntun viðskiptamanns í vörunúmer í birgðakerfinu.
Þýtt úr	Mælieiningin eða vörunúmerið sem er í EDI pöntun viðskiptamanns
Þýtt í	Mælieiningin eða vörunúmerið í birgðakerfinu sem samsvarar mælieiningunni eða vörunúmerinu sem sent er í EDI pöntun viðskiptamanns.
Mæliein. notuð í pönt.	Umbreytir mælieiningunni í þá einingu sem notuð er í pöntunum. Möguleikarnir eru: Tómt - Breytir mælieiningu sem er í EDI pöntun samkvæmt þýðingartöflu. Grunnmælieining – Breyta á mælieiningu sem er í EDI pöntun í grunnmælieiningu vöru. Sölumælieining – Breyta á mælieiningu sem er í EDI pöntun í sölumælieiningu vöru. Innkaupamælieining – Breyta á mælieiningu sem er í EDI pöntun í innkaupamælieiningu vöru.