Yfirlit yfir ferlið

Grunnuppsetning

Það er ákveðin grunnuppsetning sem þarf að gera áður en hægt er að byrja að skrá skipakomur.  Þessar uppsetningar eru:

• Hafnarkótar- og númeraraðir til að gefa skipakomu númer.

• Lesa þarf inn Skipaskrá og tengja skipin við rétta flokka

• Setja upp galdaliði sem á að nota.

• Fyrir hvern flokk skips þarf að tína saman þá gjaldaliði sem má reikningsfæra á fyrir viðkomandi flokk.

Skráning skipakomu

Umsjónarmenn í höfninni nota glugga í kerfinu sem kallast Skipaumferð – listi. Í þessum glugga er listi yfir þau skip sem hafa farið um höfnina. Hægt er að breyta sýninni og afmarka á ákveðna stöðu t.d. farin skip eða reikningsfærð.

• Skipakoma - Umsjónarmaður í höfninni stofnar nýja færslu fyrir hverja skipakomu. Þegar skráningin er staðfest koma allir þeir gjaldaliðir sem áætlað er að skipið eigi að greiða hverju sinni.

• Í höfn - Á meðan skipið er í landi má síðan bæta við fleiri færslum eftir hentisemi.

• Brottför - Við brottför skipsins er smellt á hnappinn Skrá brottför og þá fær skipakoman stöðuna farið. Um leið og þetta gerist uppreiknast þau gjöld sem eru háð dvalartíma skipsins í landi. Þá er spjaldið tilbúið til reikningagerðar en það þarf ekki endilega að stofna reikninginn strax.

Reikningsfærsla - Við brottför

Skipakomur með stöðuna farið og gjaldflokkinn Koma eru reikningsfærðar þegar hentar.

• Reikningurinn stofnast og hægt er að bæta inn á hann texta ef þarf.

• Skipakoman fær stöðuna Reikningsfært.

• Síðan er reikningurinn bókaður

Reikningsfærsla - Reikningstímabil

Sum skip eru í langtímadvöl og eru þá reikningsfærð á ákveðnum tímapunktum (t.d. mánaðarlega, ársfjórðungslega eða árlega) með reikningakeyrslu.