Móttaka rafrænna reikninga
Móttaka rafrænna reikninga fer fram undir valmyndinni Innkaup. Þar eru reikningar sóttir frá skeytamiðlara í gegnum vefþjónustur, meðhöndlaðir og sendir áfram til uppáskriftar eða í færslubók til bókunar.
Innkaup – RSM móttekin skjöl listi
Þessi gluggi er aðalgluggi kerfisins þegar kemur að því að sækja og vinna með rafræna reikninga.
Sækja skeyti
Í aðgerðaborðanum er hnappurinn Sækja skeyti. Aðgerðin hefur samskipti við uppsettar skeytamiðlanir og/eða leitar á skilgreindum drifum (oft kallað innhólf) að XML-skrám sem innihalda reikninga sem lesa skal inn í kerfið.
Hvert skeyti inniheldur haus og línur. Síðan koma með hverjum reikningi gögn sem við nefnum Tilvísanir sem notaðar eru til að búa til bókunarstýringar. Þannig er til dæmis hægt að nota símanúmer (kemur sem tilvísun) til að ákveða hvernig lína eða reikningur bókast eða mælisnúmer til að ákveða bókun orkukaupa og svo framvegis.
Þegar skeyti er lesið inn sést á upplýsingum á listanum hvaða reikninga þarf að meðhöndla. Þeir reikningar eru merktir með rauðu.
Til að meðhöndla reikning er farið í Spjald eða Shift + F7
Hægra megin á skjalinu sést hvað þarf að gera til að það sé bókunarhæft. Tilvísanir sýnir lista yfir allar tilvísanir í skeytinu. Aftan við Línur án bókunaruppsetningar er tilgreindur fjöldi þeirra lína sem á vantar bókunaruppsetningu.
Í þessum glugga sjáum við skeytið og hægra megin upplýsingar um bókunarstöðu þess.
Byrjað er á því að skoða tilvísanir með því að kafa ofan í Fjöldi tilvísana.
Fremst sjáum við Færslutegund sem er annað hvort Haus eða Lína. Ef við skoðum myndina sjáum við að í haus höfum við tilvísun sem er Test á tilvísun.
Til að skoða hvernig við getum notað hana ýtum við á Bókunaruppsetning en þar er sett upp bókhaldsmeðhöndlun skuldfærslunnar (hausfærslunnar) á reikningnum. Byrjað er í efri hluta þessarar myndar.
Tegund færslu - getur verið Kostnaður eða Skuldfærsla. Þegar við erum að setja upp bókunarstýringar fyrir haus að þá setjum við tegund færslu Skuldfærsla en ef við værum að setja upp bókunarstýringu fyrir línu myndum við velja Kostnaður.
Tegund = Lánardrottinn - einnig er hægt að velja Viðskiptamann, Fjárhag og ýmislegt annað.
Í Nr. er skráð númer - sem í þessu tilviki er kennitala eða lánardrottnanúmer.
Lýsing - heiti lánardrottins en þessi lýsing verður líka texti í lánardrottnafærslunni.
RSM Lánardrottinn - er kennitala lánardrottins eins og hún kemur úr skeytinu.
Það er tilgreint í uppsetningunni á kerfinu hvaða bókunaraðferð er notuð – í þessu tilviki er bókunaraðferðin = Uppáskrift. Því þarf að skrá hver á að samþykkja haus. Það er skráð og þá birtist nafn þess aðila í næsta dálki. Spjaldið útfyllt lítur þá svona út.
Skráningin eins og hún er núna þýðir að Eyrun þarf að samþykkja alla reikninga frá Reykjavíkurpósti. Ef svo er ekki þá þarf að bæta við skilgreiningum í neðri hluta myndar. Þar veljum við að skilja eftir Tilvísun Test á tilvísun (Bókunartilvísun í Haus). Með þessari skilgreiningu er Eyrun samþykkjandi allra reikninga sem hafa þess tilvísun í hausnum.
Þá er komið að bókunaruppsetningu lína á reikningnum.
Á þessar línur vantar bókunaruppsetningu. Það sjáum við á því að í dálki Bókunaruppsetning línu á myndinni hér fyrir neðan er gildið Bókunaruppsetning alls staðar 0 eða tómt.
Byrjum á því að skoða hvaða möguleikar eru á stýringum í fyrstu notkunarlínu. Ef við borum okkur niður í Bókunartilvísun birtist
Eins og í hausfærslunni eru þessar tilvísanir notaðar til að skilgreina bókun kostnaðarfærslunnar. Til að skrá bókunaruppsetninguna er fyllt út í spjaldið.
Tilvísanir allra lína þessa reiknings eru eins. Til að kanna hvort allar línur komi til með að bókast er smellt á Sækja bókunaruppsetningu. Línunúmer bókunaruppsetningar birtist þá í dálknum Bókunartilvísun.
Bókunarstýringar fyrir aðra reikninga en frá Reykjavíkurpósti eru byggðar upp á svipaðan hátt en stuðst er við þær upplýsingar sem við fáum frá lánardrottni.
Bókun
Bókun er aðgerð til að senda reikninga úr RSM til áframhaldandi meðhöndlunar í bókhaldi. Ekki er hægt að framkvæma þessa aðgerð ef enn eru athugasemdir á reikningi.
Sú meðferð er breytileg efir bókunaraðferð fyrirtækis.
Uppáskrift - sendir reikninga til uppáskriftar og stofnar þá í uppáskriftarkerfi.
Innkaup - stofnar innkaupareikninga.
Færslubók - stofnar færslur í færslubók.
Hægt er að velja milli þess að bóka einn og einn reikning eða fjöldabóka
Einnig er valmöguleiki að senda reikninga ófrágengna í Uppáskrift en það þýðir að ekki er búin til bókunarstýring í RSM kerfinu heldur er reikningurinn lyklaður í Uppáskriftarkerfinu. Þetta er stundum gert við t.d reikninga frá Húsasmiðjunni þar sem það er síbreytilegt hvað er keypt og hverjir eiga að skrifa uppá.
Við viljum ekki búa til stýringar sem við ætlum eingöngu að nota 1- 2 sinnum.
Frágengnir reikningar
Yfirlit yfir þá reikninga sem búið er að meðhöndla í kerfinu og senda áfram til bókunar hvort sem það er Uppáskrift, Færslubók eða Innkaupareikningar.
Hér er einnig hægt að merkja upp reikninginn sem ósendan og fá hann aftur yfir í Innkaupareikningur Listi. Þetta gæti verið hentugt ef að reikningar hafa haft ranga bókunarstýringu á sér sem búið er að laga.
Bókunaruppsetningar
Listi yfir þær bókunaruppsetningar sem gerðar hafa verið í kerfinu. Hérna er svo hægt að taka til ef þörf er á því með því að henda út tilvísunum innan stýringar eða hreinlega henda út bókunarstýringu alveg. Einnig er einfalt að bæta/laga uppáskriftarnotanda, deild, fjárhagslykill o.s.frv. á stýringunni.
Hér er þó gott að nota afmarkanir þar sem þessi listi getur verið mjög langur hjá sumum fyrirtækjum.