Sending rafrænna reikninga
Það er mjög mismunandi eftir fyrirtækjum hvernig staðið er að myndun og bókun reikninga og hvaða upplýsingar og gögn eiga að fara með rafræna reikningnum. Hér á eftir verður farið yfir hvernig ferlið er útfrá stöðluðum sölureikningum.
Stofna viðskiptamann sem RSM viðskiptamann
Skilgreina þarf viðskiptavini sem rafræna viðskiptaaðila ef það á að senda rafrænan reikning til viðkomandi. Það er gert með því að fara inn á viðskiptamannspjaldið – velja RSM undir Vinnsla í aðgerðaborðanum.
Að lágmarki þarf að tilgreina RSM Skeytamiðlara og Staðall (kemur sjálfgefið) en einnig er hægt að setja fasta GLN kennitölu og Tilvísun á viðskiptamanninn. Það myndi þá gilda um alla þá reikninga sem eru sendir á þennan aðila. Algengara er að tilgreina sérstaka tilvísun á sjálfan reikninginn en þetta er notað í sumum tilvikum.
Hægt er að tilgreina mismunandi GLN kennitölur á sama viðskipatvin með því að nota mismunandi Sendist til kóta (ef Business Central leyfi ykkar inniheldur afhendingarstaði).
Gott er að bæta við forstillingu skjalasendingar RSM við viðskiptamannspjaldið svo að reikningar prentist ekki út eða sendist einnig í tölvupósti.
Senda rafrænan reikning
Þegar viðskiptamaðurinn hefur verið skilgreindur sem rafrænn viðskiptavinur er næsta skrefið að mynda og bóka sölureikning. Við bókun reiknings hjá viðskiptamanni sem er tilgreindur sem RSM viðskiptamaður myndast sölureikningur í listanum RSM ósendir reikningar.
Hægt er að stýra í uppsetningunni RSM grunnur hvort að þessi lína myndast eða hvort að reikningurinn sendist sjálfkrafa. Í byrjun er alltaf mælt með því að velja þetta aukaskref og ef notendur eru að nota Innheimtukerfið þá verður þetta milliskref að vera svo að hægt sé að láta greiðsluseðilsröndina fylgja með í rafræna reikningum. Þá er ferlið þannig – bóka reikning – mynda kröfu í innheimtukerfinu – senda rafrænan reikning.
Til að senda sjálfan reikninginn er reikningurinn valinn með því að velja línuna og ýta svo á F9 eða velja Senda valda reikninga
Bæta í/eyða úr rafrænni sendingu
Ef það var t.d búið að stofna sölureikningshaus áður en RSM miðlari var tilgreindur á viðskiptamanni þá er hægt að fara í Bókaðir sölureikningar – Aðgerðir – Setja í rafræna sendingu.
Ef hins vegar það eru reikningar inn í RSM ósendir reikningar sem þið viljið ekki senda rafrænt þá er hægt að merkja þá upp og velja að Fjarlægja úr rafrænni sendingu.
Senda viðhengi með reikningi
Kerfið býður upp á að senda viðhengi með reikningunum eins og til dæmis vinnuskýrslu. Hér er oft notast við sérsniðna lausn fyrir hvert fyrirtæki en hér verður farið yfir tvær leiðir sem eru til í kerfinu.
Önnur leiðin er að hengja á skjöl við reikninginn handvirkt þá er farið í Reikningur - viðhengi og skjölunum bætt við. Öll þau viðhengi sem eru skilgreind þar sendast með rafræna reikningnum, kóðað inni í XML-skjalið sem er sent
Fara skal inn í reikninginn sem viðhengið á að festa við og þar stutt á viðhengishnappinn. Nú birtist gluggi sem nefnist Skjöl í viðhengi (sjá mynd hér fyrir neðan). Hér er smellt á Velja skrá… og skjalið sem hengja á við reikninginn valið. Skjölin geta verið word, excel, pdf eða tiff skjöl en mælt er að senda eingöngu pdf skjöl. Hægt er að hengja viðhengið viðhaus sölureiknings áður en bókað eða á bókaða sölureikninginn.
Senda viðhengi/vinnuskýrslu
Hin leiðin til að setja viðhengi/vinnuskýrslu og er þessi leið yfirleitt notað með verkbókhaldi eða ef reikningur á að fylgja með sem pdf.
Er þetta stillt í RSM grunnur - sending rafrænna reikninga - vinnuskýrsla og þar sett inn númerið á þeirri skýrslu sem á að fylgja með öllum eða ákveðnum rafrænum reikningum.
Þegar bókaður sölureikningur er kominn yfir í RSM ósend skjöl þá er farið í aðgerðir - útbúa viðhengi/vinnuskýrslu og við þá aðgerð þá bætist við viðhengi við rafræna reikninginn.
Uppsetning fyrir sendingu reikninga
Útlit rafræna reikningsins er allt annað en það útlit sem þið eigið að venjast þegar þið prentið út ykkar sölureikning. Einnig getur verið að þið séuð í útprentuninni að sækja upplýsingar annars staðar frá en úr bókaða sölureikningnum en það er ekki gert í standard RSM kerfinu (þarf sérbreytingar til).
RSM kerfið styður við það útlit sem lagt er til með að nota hjá Staðlaráði sem gengur undir heitinu Ríkisstílsnið en flestir á markaðinum eru að styðjast við það.
Það eru mjög fastar skorður um hvaða upplýsingar eru að koma með reikningnum og ekki mikið svigrúm sem við höfum fyrir viðbótar upplýsingar en það svigrúm sem er til staðar er skilgreint í Stillingar – RSM grunnur – flipinn Sending rafrænna reikninga / Viðbótargögn til sendingar
Dæmi um uppsetningu á viðbótarupplýsingum.
Upplýsingar í haus:
Lýsing (Note):
Sölulínur – fyrstu línur á reikningi sem ekki eru merktar með tegund og hafa ekki magn/upphæð.
Tilvísun yðar
Selt til tengiliður
Númer utanaðkomandi skjals
Sérbreyting
Verklýsing
Bókunarupplýsingar (Accountingcost):
Yðar tilvísun
Selt til
Númer utanaðk. skjals
Vídd2 + Vídd1
Vídd1 + Vídd2
Verk
Sérbreyting
Bókunarupplýsingar Lína (Accountingcost):
Ekkert
Vídd1+Vídd2
Vídd2+Vídd1
Verk
Verkhluti
Dæmi um ríkisstílsnið
Stílsnið fyrir BII reikninga.
