Viðskiptareikningastjórnun

Viðskiptareikningar eru grunnhugtak í sveitarstjórakerfinu sem tengir viðskiptamenn og lánardrottna við skipulagðar viðskiptaeiningar. Þetta gerir sveitarfélögum kleift að stjórna flóknum viðskiptasamskiptum á skilvirkan hátt.

Aðgangur að viðskiptareikningum

Farðu í Sveitarfélaga kerfi > Viðskiptareikningar frá sveitarstjórahlutverkinu.

SETJA INN SKJÁMYND af: Lista yfir viðskiptareikninga sem sýnir kóða reikninga og lýsingar

Stofnun nýs viðskiptareiknings

1. Smelltu á Nýtt í lista viðskiptareikninga

2. Sláðu inn einkvæman Kóða (t.d. "BYGGINST001" fyrir byggingarfyrirtæki)

3. Sláðu inn Lýsingu (t.d. "Þjónusta byggingarfyrirtækja")

4. Veldu viðeigandi Tegund:

   • Viðskiptamaður: Fyrir tekjuskapandi reikninga

   • Lánardrottinn: Fyrir kostnaðarreikninga

   • Bæði: Fyrir reikninga sem þjóna báðum hlutverkum

SETJA INN SKJÁMYND af: Viðskiptareikningaspjald með Kóða, Lýsingu og Tegund reitum auðkenndum

Stillingar viðskiptareiknings

Grunnupplýsingar

• Kóði: Einkvæmt auðkenni fyrir viðskiptareikninginn

• Lýsing: Lýsandi heiti reikningsins

• Bókunarflokkur: Tengir við GL reikningsuppsetningu fyrir sjálfvirka bókun

• Tegund: Ákvarðar hvort notað er fyrir viðskiptamenn, lánardrottna eða bæði

Vefsamþætting

• Sýnilegt á vef: Stjórnar sýnileika í viðskiptamannagátt

• Sleppa greiðslureikningi: Útilokar frá sjálfvirkri greiðsluvinnslu

• Greiðslureikningur: Stillir kjörgreiðslur

SETJA INN SKJÁMYND af: Viðskiptareikningaspjald sem sýnir vefsamþættingarhluta með gátreitum

Fyrirtækjaupplýsingar

Stilltu fyrirtækjaupplýsingar fyrir opinber skjöl:

• Fyrirtækjaheiti: Opinbert viðskiptaheiti fyrir skjöl

• Skráningarnúmer: Viðskiptaskráning eða VSK númer

• Heimilisfangupplýsingar: Heildstætt heimilisfang

• Bankaupplýsingar: Reikningsupplýsingar fyrir greiðslur

• Merki: Fyrirtækjamerki fyrir vörumerkt skjöl

SETJA INN SKJÁMYND af: Viðskiptareikningaspjald Fyrirtækjaupplýsingar flipi með útfylltum reitum

Viðskiptamaður viðskiptareikningar

Tenging viðskiptamanna við viðskiptareikninga

1. Opnaðu Viðskiptamannaspjald fyrir viðkomandi viðskiptamann

2. Farðu í Viðskiptareikningar hlutann

3. Smelltu á Nýtt til að búa til nýja tengingu

4. Veldu Viðskiptareikningskóða úr uppflettingu

5. Stilltu sértækar stillingar fyrir þessi viðskiptamaður-viðskiptareikningasamskipti

SETJA INN SKJÁMYND af: Viðskiptamannaspjald með Viðskiptareikningar hluta stækkaðan sem sýnir tengda reikninga

Viðskiptamaður-sértækar stillingar

• Aðaltengiliður: Tilnefndur tengiliður

• Reikningsstillingar: Hvernig reikningar eiga að vera sendir

• Lánamörk: Sértæk mörk fyrir þennan viðskiptareikning

• Kjör: Greiðslukjör sértæk fyrir þessi samskipti

Lánardrottinn viðskiptareikningar

Tenging lánardrottna við viðskiptareikninga

Svipað og viðskiptamenn geta lánardrottnar verið tengdir við viðskiptareikninga:

1. Opnaðu Lánardrottinspjald

2. Farðu í Viðskiptareikningar hlutann

3. Tengdu lánardrottin við viðeigandi viðskiptareikninga

4. Stilltu lánardrottinn-sértæk kjör og skilyrði

SETJA INN SKJÁMYND af: Lánardrottinspjald Viðskiptareikningar hluti með tengdum reikningum

Vinnsla viðskiptareikninga

Mánaðarleg vinnsluleiðsögn

1. Fara yfir reikningsstöðu: Athugaðu að allir viðskiptareikningar séu rétt stilltir

2. Staðfesta tengingar: Gakktu úr skugga um að viðskiptamaður/lánardrottinn tengingar séu núverandi

3. Vinna reikninga: Búðu til reikninga fyrir virka viðskiptareikninga

4. Fara yfir undantekningar: Meðhöndlaðu allar villur í vinnslu

Sjálfvirkar aðgerðir

• Reglubundin reikningsgerð: Sjálfvirk mánaðarleg reikningagerð

• Greiðsluvinnsla: Samþætting við greiðslukerfi sveitarfélaga

• Skýrslugerð: Sjálfvirk skýrslugerð eftir viðskiptareikningum

• Vefgáttaraðgangur: Sjálfsafgreiðslumöguleikar viðskiptamanna

SETJA INN SKJÁMYND af: Vinnsluleiðsögn viðskiptareikninga eða stöðuskjá

Skýrslugerð og greining

Tiltækar skýrslur

• Yfirlit viðskiptareikninga: Yfirlit yfir alla reikninga og stöðu þeirra

• Viðskiptamaður eftir viðskiptareikningi: Viðskiptamannagreining flokkuð eftir viðskiptareikningi

• Tekjur eftir viðskiptareikningi: Fjárhagsframmistöðugreining

• Notkun vefgáttar: Greining á aðgangi að viðskiptamannagátt

Algengar greiningarverkefni

1. Mánaðarleg tekjugreining: Fylgstu með tekjum eftir flokki viðskiptareikninga

2. Viðskiptamannaskipting: Flokkaðu viðskiptamenn eftir tegund viðskiptareiknings

3. Greiðsluframmistöðu: Greindu greiðslumynstur eftir viðskiptareikningi

4. Þjónustunotkun: Fylgstu með hvaða þjónusta sveitarfélaga er mest notuð

Algengar vandamál og lausnir

Villa: "Viðskiptareikningskóði er þegar til"

Lausn: Notaðu annan, einkvæman kóða. Íhugaðu að bæta við viðskeytum eins og -01, -02 fyrir tengda reikninga.

Villa: "Get ekki eytt viðskiptareikningi - færslur eru til"

Lausn: Fjarlægðu allar viðskiptamaður- og lánardrottinstengingar áður en þú reynir að eyða viðskiptareikningnum.

Vandamál: Viðskiptamaður fær ekki aðgang að vefgátt

Lausn:

1. Staðfestu að Sýnilegt á vef sé merkt á viðskiptareikningnum

2. Gakktu úr skugga um að viðskiptamaður sé rétt tengdur við viðskiptareikninginn

3. Athugaðu heimildir vefgáttar notanda

Vandamál: Reikningar eru ekki að myndast sjálfkrafa

Lausn:

1. Staðfestu að viðskiptareikningur hafi réttan Bókunarflokk úthlutaðan

2. Staðfestu að uppsetning reglubundinnar reikningagerðar sé lokið

3. Athugaðu að tenging viðskiptamaður viðskiptareiknings sé virk

Bestu venjur

Nafnareglur

• Notaðu stöðug forskeyti (t.d. VEIT- fyrir veitur, BYGGINST- fyrir byggingariðnað)

• Láttu þjónustutegund vera með í lýsingu

• Hafðu kóða stutta en merkingarbæra

Reikningsskipulag

• Flokkaðu svipaða þjónustu undir einn viðskiptareikning

• Notaðu aðskilda reikninga fyrir mismunandi reikningalotur

• Íhugaðu að búa til aðalreikninga fyrir stóra viðskiptamannahópa

Viðhaldstímabil

• Mánaðarleg yfirferð óvirkra reikninga

• Ársfjórðungsleg staðfesting á viðskiptamaður/lánardrottinn tengjum

• Árleg þrif á úreltum viðskiptareikningum

Viðskiptareikningastjórnun er grundvallaratriði fyrir skilvirka þjónustu og reikningagerð sveitarfélaga. Rétt uppsetning tryggir nákvæma reikningagerð, skilvirka þjónustu við viðskiptamenn og yfirgripsmikla skýrslugerðarmöguleika.