Skráning uppáskriftarreikninga
Til að skrá nýjan reikning í Uppáskriftarkerfið skal velja Skráning Reikninga og velja Nýtt.
Hér birtist eftirfarandi mynd sem er líkt og fjölmargar aðrar skráningarmyndir í BC skipt í Haus og línur. Í hausinn fara almennu upplýsingarnar og í línurnar sundurliðun inn á reikninga og/eða samþykktaraðila
Uppáskriftarhaus
Almennt
Í haus uppáskriftareiknings eru settar inn upplýsingar sem varða allan reikninginn, lánardrottinn sem gefur út reikninginn, gjalddaga og þess háttar upplýsingar.
Reitir uppáskriftahauss eru:
Reitur | Skýring |
|---|---|
Nr. | Hér skal ýta á Enter og fá sjálfvirkt upp númer. |
Númer lánardrottins | Hér er skráð inn nr. lánardrottins sem sendir reikninginn. |
Heiti | Heiti lánardrottins kemur hér sjálfkrafa eftir að hann er sóttur í reitinn á undan. |
Upphæð með VSK | Hér er skráð inn heildarupphæð reiknings með virðisaukaskatti eða heildarupphæð reiknings í erlendri mynt. |
Uppáskrifist af | Hér skal velja þann Uppáskriftaaðila sem á að ver ábyrgðarmaður viðkomandi reiknings. |
Uppáskrifist af heiti | Heiti Uppáskriftaaðila kemur sjálfvirkt. |
Greiðsluuppáskrifist af | Ef reikningur á að fara í gegnum greiðslusamþykkt þá er samþykkjandi eða hópur settur hér inn. |
Deild kóti | Hér má setja inn deild ef allur reikningurinn er vegna sömu deildar. |
Verkefni Kóti | Hér má setja inn verkefniskóta á sama hátt og deild. |
Kóti greiðsluskilmála | Hér kemur sjálfkrafa sá kóti sem er á lánardrottni. |
Færslutexti | Hér er hægt að skrifa lýsingu á reikningnum. Hægt er að láta þennan texta afritast í allar línur (sjá Uppáskriftagrunn). |
Bókunardags. | Hér er skráð dagssetning sem færslan á að bókast á. |
Dags. Fylgiskjals | Hér er skráð dags. reikningsins. |
Móttökudags. | Kerfið setur hér dags. sem uppáskriftarreikningur var stofnaður. |
Reikningsnr. lánardr | Hér er skráð reikningsnúmer reikningsins. |
Númer fylgiskjals | Kerfið fyllir þennan reit út sjálfkrafa. |
Tilvísun pöntunar | Hér kemur pöntunartilvísunarnúmer frá lánardrottni ef óskað er eftir því að fá það inn á reikninginn. |
Gjalddagi | Gjalddagi reiknings kemur sjálfkrafa út frá greiðsluskilmála, en hægt er að breyta. |
Verk nr. | Hér er Verk nr. frá Verkbókhaldinu skráð. |
Bókunartillaga | Tilgreinir hvort þessi reikningur eigi að vistast sem bókunartillaga. Bókunartillögu er hægt að nota sem sniðmát fyrir önnur skjöl. |
Bókunartillögutexti | Tilgreinir texta bókunartillögu. Ef útfyllt við bókun þá er passað upp á að hreinsa bókunartillögu og textann út af eldri bókuðum uppáskriftarskjölum. |
Kóti birgðageymslu | Hér skráð hvar á að staðsetja vöru við bókun. |
Verð með vsk | Hér er sett hak ef reiturinn Innk.verð í línum á að birta verð með VSK í stað án VSK eins og sjálfgefið er. |
Gjaldmiðilskóti | Hér kemur sjálfkrafa gjaldmiðilskóti sem skráður er á lánardrottinn. |
Gengi | Gengi gjaldmiðils kemur hér, en hægt er að breyta. |
Athugasemd | Hér kemur fram ef athugasemdir eru á uppskriftarskjalinu. |
Upphæð með VSK (SGM) | Hér kemur heildarupphæð í staðbundnum gjaldmiðli (með vsk) . |
Greiðsluform | Hér er sett inn það greiðsluform sem á við reikninginn, í boði er Bankareikningur, A-Gíró, C-Gíró eða Greiðsluseðill. Hvaða reitur kemur næst á eftir er breytilegt eftir því hvað hér hefur verið valið. |
OCR texti | Hér koma greiðslupplysingar, fer eftir vali á Greiðsluformi hvað birtist hér. |
Verktaki | Ef senda á verktakamiða fyrir þennan lánadrottinn þá er gott að hafa hak hér. |
Uppáskriftarlínur
Hér kemur að því að skrá á hvaða reikninga í bókhaldinu upphæðir eiga að bókast inn á, hvernig upphæðin sundurliðast og hvaða aðilar eiga að samþykkja hverja línu fyrir sig, ef um er að ræða aðra aðila en eru í hausnum. Sá samþykktaraðili sem er tilgreindur í haus uppáskriftareiknings er þó alltaf ábyrgðarmaður reikningsins og hefur endanlegt vald hvað varðar samþykki eða höfnun reikningsins.
Við skráningu reiknings er aðeins nauðsynlegt að fylla út í hausinn áður en hægt er að senda til uppáskriftar. Samþykktaraðilanum er þá ætlað að fylla út sjálfur á hvaða reikninga á að færa upphæðir og eins deildir eða aðrar víddir.
Ef skráningaraðili vill skipta reikningi á milli tveggja samþykktaraðila (eða fleiri) er nóg fyrir hann að slá inn í fremsta dálkinn hvaða aðilar það eru og senda svo til uppáskriftar.
Til að senda reikning til uppáskriftar er valið Senda og Senda til uppáskriftar á aðgerðarborðanum eða smellt á F9 á lyklaborðinu.
Annað hvort skráningaraðili eða samþykktaraðili þarf að skrá inn í línurnar fullnægjandi upplýsingar til að reikningurinn geti verið samþykktur og bókaður í bókhaldið.
Fyrir hverja línu er hægt að skrá inn Reikning eða vörunúmer, verk, víddir, innkaupsverð og fleira – mismunandi er þó hvaða reiti þarf að fylla út í eftir því hvaða tegund reiknings er verið að fjalla um. Tökum hér fyrir helstu útfærslurnar.
Hefðbundinn fjárhagsreikningur
Ef um er að ræða reikning sem á að bókast inn á fjárhagsbókhaldslykla þarf að velja inn í línurnar í eftirfarandi reiti:
Tegund reiknings, Reikningsnúmer og einhvern af upphæðareitunum: Nettó upphæð, Upphæð eða Innk.verð með VSK.
Að auki er hægt að setja inn samþykktaraðila, víddir, ástæðukóta og hak í reitinn Leyfa kostnaðardreifingu ef dreifa á kostnaði á tímabil.
Reikningur á verk
Ef um er að ræða reikning sem tilheyrir ákveðnu verki þarf að fylla út í sömu reiti og þegar um hefðbundinn reikning er að ræða, en til viðbótar þarf að fylla út í reitina sem hér eru nefndir.
Reitur | Skýring |
|---|---|
Verk | Hér skal setja inn það verk sem reikningurinn á að bókast inn á. |
Álagning% | Hér er sett inn sú álagningarprósenta sem söluverð á að reiknast eftir. |
Söluverð í verkbókhaldi | Hér er sett inn það verð sem á að endurrukka v/verksins. Ef slegin er inn álagningarprósenta þá reiknast verðið í þessum reit út sjálfkrafa. |
Reikningshæft | Hér má haka við ef kostnaðurinn telst reikningshæfur á verkinu. |
Reikningur á vöru
Þegar verið er að skrá reikninga þar sem birgðir eiga að færast inn á lager, þarf að fylla út í reitinn Magn og reiturinn Innk.verð er þá fyrir einingarverðið og Upphæð reiknast Magn * Innk.verð.
Hægt er að fylla út Birgðageymslu ef verið er að nota þær.
Athuga skal þó að Uppáskriftarkerfið kemur ekki í stað innkaupakerfisins, þegar um mikil birgðaumsvif er að ræða.
Móttaka birgða
Athugið að þegar verið er að samþykkja reikning á vörur, þarf að móttaka vörurnar fyrir bókun reiknings, það er sérstök aðgerð á línum sem heitir Stjórna > Móttaka og þá fer magnið á línunni sem valin er inn á lager. Svo er hægt að velja aðgerð á aðgerðarborða ofan við haus sem heitir Bókun > Móttaka allar birgðir (Shift+Ctrl+M) og þá móttakast allar vörur í reikningnum.
Aðrir möguleikar
Einnig er í boði að bóka gegn um Uppáskriftarkerfið inn á Viðskiptamenn, Lánardrottna, Eignir og Bankareikninga. Athuga að sýna og fela dálka eftir þörfum.
Greiðsla
Hér eru skráðar fleiri upplýsingar. Kerfið fyllir út í reiti sem eru þeir sömu og eru skráðir í haus reikningsins.
Reitur | Skýring |
|---|---|
Kóti Greiðsluskilmála | Hér kemur sjálfkrafa sá kóti sem er á lánardrottni. |
Tegund mótreiknings | Hér skal tilgreina tegund mótreiknings ef til stendur að nota hann. |
Mótreikningur nr. | Hér er tilgreindur mótreikningur reikningsins. |
Greiðsluform | Hér er sett inn það greiðsluform sem á við reikninginn, í boði er Bankareikningur, A-Gíró, C-Gíró eða Greiðsluseðill. Hvaða reitur kemur næst á eftir er breytilegt eftir því hvað hér hefur verið valið. |
OCR texti | Hér koma greiðslupplysingar, fer eftir vali á Greiðsluformi hvað birtist hér. |
Jöfnun og ferill
Ef jafna á reikning við t.d. greiðslu eða kreditreikning þá er það gert hér, tegund jöfnunar valin og jöfnunarnúmer valið líka.
Í ferli er hægt að sjá hver stofnaði uppáskriftarreikningin og á hvaða degi.
Senda
Þegar búið er að skrá allar upplýsingar á reikninginn er hægt að senda hann til samþykktar með því að velja Senda > Senda til uppáskriftar, einnig er hægt að skrá marga reikninga og senda þá alla í einni aðgerð og velja þá Fjöldasenda til uppáskriftar.
Reikningur
Ef ekki er verið að notast við Wise Scan eða önnur kerfi til að hengja viðhengi við reikninga þá er hægt að vista skjalið á drifi notenda og sækja hann hér með því að velja Reikningur > Viðhengi.
Ef valið er Forskoðun viðhengis, þá er hægt að kalla fram á skjáinn viðhengið sem var fest við reikninginn.
Aðgerðir
Til viðbótar haus og línum uppáskriftareiknings eru valmöguleikar sem innihalda hefðbundnar upplýsingaleiðir og aðgerðir. Á aðgerðarborðanum eru þó nokkrar aðgerðir sem skulu útskýrðar hér.
Afrita skjal
Þessi aðgerð er svipuð hér og annars staðar í BC, hægt er að afrita uppáskriftareikninga af öðrum stigum en skráningu til að endurtaka eða samnýta upplýsingar. Valið er á hvaða stigi reikningur er sem á að afrita, númerið á honum og svo er hægt að velja um hvort eigi að endurreikna línur.
Afrita bókunartillögu
Hægt er að afrita bókunartillögu úr öðrum reikningi sem valinn er úr lista af bókuðum uppáskriftareikningum. Þetta er nokkurs konar forskrift að reikningi.
Dæmi: Þegar fyrsti reikningur kemur frá tryggingafélagi þá er hann merktur sem bókunartillaga. Á næsta ári þegar það kemur aftur reikningur frá tryggingafélagi þá er valið Aðgerðir, Afrita bókunartillögu og þá stofnast inn línur á nýja reikninginn eins og línurnar voru á upphaflega reikningunum. Nema að sjálfsögðu er hent út upphæðum oþh. sem má ekki afritast á milli.
Stofna lánardrottinn
Hægt er að fara í Lánardrottnaspjald og ýta á nýtt til að stofna nýjan án þess að fara út úr uppáskriftareikningi.
Stofna fyrstu línu
Þessi aðgerð er notuð ef notandi vill stofna eina línu í reikninginn án þess að fylla neitt út í hana.
Lesa OCR
Notað til að lesa inn OCR rönd með OCR-lesara.
Breyta greiðsluupplýsingum
Ef reikningur hefur verið bókaður og greiðsluupplýsingar eru rangar, er hægt að breyta þeim á bókuðum reikningi með því að velja Aðgerðir, Breyta greiðsluupplýsingum.
Þá opnast nýr gluggi þar sem hægt er að breyta greiðsluupplýsingum viðkomandi reiknings.
Dreifing
Dreifa kostnaði
Hægt er að dreifa kostnaði á 2-12 mánuði með því að velja þessa aðgerð, en þá þarf notandi að hafa sett upp biðreikning kostnaðardreifingar í uppsetningu Uppáskriftarkerfis. Eins þarf að hafa hakað við í línunni sem um ræðir Leyfa kostnaðardreifingu. Að þessu tvennu uppfylltu má þá velja á hve marga mánuði á að dreifa kostnaðinum og velja Já í Dreifa kostnaði og smella á <Enter>, þá sér kerfið um að dreifa kostnaðinum rétt.
Eyða kostnaðardreifingu
Ef kostnaðardreifing hefur verið sett upp og það þarf að eyða henni.
Prósentudreifing
Hér er valið úr lista hvaða prósentudreifingu á að nota.
Prósentudreifing eftir dagsetningu
Ef notað er mismunandi prósentudreifingar eftir tímabilum. Yfirleitt ekki notað.
Tengt
Hér er hægt að sækja ýmsar upplýsingar um reikninginn, lánardrottinn, lánardrottnafærslur, bankareikninga og fleira.
Skýrslur
Dagbækur dagsins – hægt að fá útprentaða dagbækur dagsins.
Reikningar í uppáskrift – hér er hægt að sækja skýrslur f. Skráða reikninga, ósamþykkta reikninga, bókaða reikninga og fleira.