Vinnuferlið

Ef gengið er út frá því að allar grunnuppsetningar Samningakerfis og grunnupplýsingar séu fyrir hendi, er vinnuferlið eftirfarandi:

Skref 1

Byrjað er á því að stofna samning með stöðuna beiðni eða opinn og viðskiptamaður valinn. Við það erfast upplýsingar af viðskiptamannaspjaldi yfir í samningshaus. Skilgreina þarf gildistíma samnings, þ.e.a.s hvenær hann tekur gildi og hvenær honum lýkur, ef samningslok eru þekkt.

Reikningsmyndunarkóti er valinn á samning og stýrir hann lengd reikningstímabila samnings, þ.e. hvort reikningsfært sé t.d. mánaðarlega eða ársfjórðungslega. Síðan þarf einnig að skrá inn tegund samnings, greiðsluháttarkóta og kóta greiðsluskilmála.

Skref 2

Þegar nauðsynlegar upplýsingar eru komnar í samningshaus eru viðeigandi upplýsingar skráðar í samningslínur, t.d. Tegund (eign, forði, fjárhagslykill eða birgðir), Númer, Lýsing, Magn, Upphæð og Safnkóti. Ef samningslína er vísitölubundin er vísitala valin í línu og grunngengi hennar skilgreint. Mögulegt er að bóka kostnað á samning í formi innkaupareikninga. Dæmi um kostnað er t.d. hvers kyns viðhaldskostnaður. Þegar uppsetning samnings er lokið er hann staðfestur. Þegar samningur hefur verið staðfestur er hægt að reikningsfæra.

Skref 3

Reikningamyndun er gerð út frá aðgerðinni Reikningamyndun á hlutverki samningakerfisins eða beint úr samningi. Sölureikningar og/eða sölupantanir fyrir tekjur og innkaupareikningar fyrir kostnað, eru útbúnir í reikningamyndunarkeyrslunni út frá samningum.

Þegar reikningar eru myndaðir út frá Samningakerfinu erfist samningsnúmer á reikning og tryggir það rekjanleika.