• Virkni sem kveikja þarf sérstaklega á fyrir hvern viðskiptavin.

  • Senda til undirritunar og Undirrita er sitthvor virknin.
    Hægt er að hafa kveikt á báðum eða annarri hvorri.

  • Viðskiptavinur ákveður á hvaða svæðum virknin á að vera og hvaða hópar eiga að geta sýslað með skjöl í undirritunarferli.

  • Rafræn undirritun getur verið í öllum þeim löndum sem Dokobit styður. Hér getið þið kynnt ykkur þau lönd og svæði sem Dokobit styður:
    https://www.dokobit.com/is/lausnir

11.1 Senda til undirritunar

Þegar skjal er sent til undirritunar þarf að byrja á að skoða skráningu á ábyrgðaraðila, tengdum og / eða viðskiptavin sem á að undirrita samning.

Þú smellir á viðeigandi aðila og Breyta til að bæta við eða lagfæra upplýsingar.

Ákveðnar upplýsingar verða að vera til staðar til þess að hægt sé að senda skjal til undirritunar.
Viðkomandi verður að hafa upplýsingar með kennitölu, símanúmeri og netfangi til staðar.

Ef kennitala, símanúmer og/eða netfang eru skilin eftir auð þá er ekki hægt að senda skjal til undirritunar til viðkomandi aðila.

11.1.1 Skráning á verkefni

Við skráningu á verkefni þarf að tengja þann sem á að undirrita skjal við verkefnið sjálft.
Innri aðilar eru þá skráðir sem ábyrgðaraðili eða tengdir og ytri aðilar sem viðskiptavinir.

11.1.2 Skjal sent til undirritunar

Skjal sem á að undirrita þarf að vista á pdf formi.

Smellið á hnappinn: Senda til undirritunar – við það birtist:

Setjið hak í þá sem eiga að undirrita skjalið og smellið á Senda.

Sjálfkrafa er hakað í að þörf sé á að skrá sig inn til að geta undirritað skjalið en hægt er að taka hakið úr og þá þarf ekki sérstaka innskráningu til að sjá skjalið sem á að undirrita.

Sjálfkrafa er valið að undirritanir komi efst í skjalið en einnig er hægt að hafa þær neðst.
ATH. huga þarf að plássi fyrir undirritun efst og neðst og mögulega hafa auða síðustu síðuna svo hægt sé að safna undirritunum þar ef þær eru margar.

Við að smella á Senda þá læstist skjalið í CoreData og tölvupóstur er sendur á þá aðila sem eiga að undirrita.

Texta tölvupóstsins er hægt að breyta eftir óskum hvers viðskiptavinar.

Til hægri hjá skjalinu er komið nýtt box Undirritunarferli og þar er hægt að sjá til hvaða aðila skjalið var sent og hvort þeir eru búnir að undirrita.

11.1.3 Hætta við rafræna undirritun - breyting á viðtakendum

Hægt er að smella á Hætta við undirritunarferli en þá vistast ný óundirrituð útgáfa efst (eins og skjalið var í upphafi þegar það var sent til undirritunar).
Ef búið var að undirrita skjalið þá er hægt er að sækja undirrituðu útgáfuna í Skoða sögu og setja þá útgáfu efst (Skoða sögu > smella á viðeigandi útgáfu > Snúa aftur), t.d. ef senda þarf aftur á einhvern undirritanda eða ef rangar upplýsingar voru skráðar hjá undirritanda. Þannig er hægt að komast hjá því að senda skjöl aftur til þeirra sem búnir voru að undirrita.

11.2 Undirrita

Til að nota þessa virkni þarf sá sem á að undirrita að vera skráður notandi í kerfinu.
Hjá skjölum á pdf formi birtist hnappurinn Undirrita:

Ef smellt er á Undirrita þá birtist gluggi þar sem símanúmer er skráð og svo er smellt á Vista.

Þá kemur koma upp tölur sem þarf að stemma af við tölur sem birtast á síma og staðfesta svo undirritun með rafrænum skilríkjum.