Rafræn undirritun skjala

Virkni sem kveikja þarf sérstaklega á fyrir hvern viðskiptavin.
Senda til undirritunar og Undirrita er sitthvor virknin.
Hægt er að hafa kveikt á báðum eða annarri hvorri.
Viðskiptavinur ákveður á hvaða svæðum virknin á að vera og hvaða hópar eiga að geta sýslað með skjöl í undirritunarferli.
Rafræn undirritun getur verið í öllum þeim löndum sem Dokobit styður. Hér getið þið kynnt ykkur þau lönd og svæði sem Dokobit styður:
https://www.dokobit.com/is/lausnir

Senda til undirritunar

Þegar skjal er sent til undirritunar þarf að byrja á að skoða skráningu á ábyrgðaraðila, tengdum og / eða viðskiptavin sem á að undirrita samning. Ef enginn er skráður sem ábyrgðaraðili, tengdur og/eða viðskiptavinur á verkefnið þá birtist ekki Senda til undirritunar hnappurinn.

Þú smellir á viðeigandi aðila og Breyta til að bæta við eða lagfæra upplýsingar.

Ákveðnar upplýsingar verða að vera til staðar til þess að hægt sé að senda skjal til undirritunar.
Viðkomandi verður að vera með skráða kennitölu, símanúmer og netfang og skjalið þarf að vera á pdf formi.

Ef kennitala, símanúmer og/eða netfang eru skilin eftir auð þá er ekki hægt að senda skjal til undirritunar til viðkomandi aðila.

Skráning á verkefni

Við skráningu á verkefni þarf að tengja þann sem á að undirrita skjal við verkefnið sjálft.
Innri aðilar eru þá skráðir sem ábyrgðaraðili eða tengdir og ytri aðilar sem viðskiptavinir.

Skjal sent til undirritunar

Skjal sem á að undirrita þarf að vista á pdf formi og til að sjá Senda til undirritunar hnappinn er smellt á skjalið og þá birtist það eins og myndin hér fyrir neðan sýnir:

Smellið á hnappinn Senda til undirritunar – við það birtist:

Setjið hak í þá sem eiga að undirrita skjalið og smellið á Senda.

Sjálfkrafa er hakað í að þörf sé á að skrá sig inn til að geta undirritað skjalið en hægt er að taka hakið úr og þá þarf ekki sérstaka innskráningu til að sjá skjalið sem á að undirrita.

Sjálfkrafa er valið að undirritanir komi efst í skjalið en einnig er hægt að hafa þær neðst.
ATH. huga þarf að plássi fyrir undirritun efst og neðst og mögulega hafa auða síðustu síðuna svo hægt sé að safna undirritunum þar ef þær eru margar.

ATH villa er þegar valið er að hafa undirritun neðst á síðu (Staðsetning nýrrar undirritunar) þannig að undirritunarstimplar geta farið yfir hvern annan þó engar undirritanir séu fyrir á skjalinu. Unnið er að lagfæringu á villunni í samvinnu við Dokobit.
Villan er lagfærð í útgáfu 2023.2 sem gefin verður út í nóvember 2023.

Við að smella á Senda þá læstist skjalið í CoreData og tölvupóstur er sendur á þá aðila sem eiga að undirrita.

Texta tölvupóstsins er hægt að breyta að einhverju leyti eftir óskum hvers viðskiptavinar.

Til hægri hjá skjalinu er komið nýtt box Undirritunarferli og þar er hægt að sjá til hvaða aðila skjalið var sent og hvort þeir eru búnir að undirrita.

Hætta við rafræna undirritun - breyting á viðtakendum

Hægt er að smella á Hætta við undirritunarferli en þá vistast ný óundirrituð útgáfa efst (eins og skjalið var í upphafi þegar það var sent til undirritunar).
Ef búið var að undirrita skjalið þá er hægt er að sækja undirrituðu útgáfuna í Skoða sögu og setja þá útgáfu efst (Skoða sögu > smella á viðeigandi útgáfu > Snúa aftur), t.d. ef senda þarf aftur á einhvern undirritanda eða ef rangar upplýsingar voru skráðar hjá undirritanda. Þannig er hægt að komast hjá því að senda skjöl aftur til þeirra sem búnir voru að undirrita.

Áminning til undirritenda

Hægt er að senda áminningu til þeirra sem ekki hafa undirritað með því að smella á Áminning undirritenda:

Þá opnast sendingargluggi með þeim sem eiga eftir að undirrita og hægt að velja þar úr listanum og senda áminningu. Þegar smellt hefur verið á Senda birtist grænn gluggi ofarlega hægra megin sem lætur vita að áminning hafi verið send. Slökkva þarf á tilkynningunni með því að smella á X.

Yfirsýn yfir skjöl sem send hafa verið í rafræna undirritun

Yfirsýn yfir skjöl sem send hafa verið í rafræna undirritun má finna undir AFMÖRKUN í stóru leitinni (Leit > Leita).
ATH hafa þarf samband við CoreData til að fá þessa afmörkun inn í stóru leitina.

Undirrita

Til að nota þessa virkni þarf sá sem á að undirrita að vera skráður notandi í kerfinu.
Hjá skjölum á pdf formi birtist hnappurinn Undirrita.

Ef smellt er á Undirrita þá birtist gluggi þar sem símanúmer er skráð og svo er smellt á Vista.

Þá kemur koma upp tölur sem þarf að stemma af við tölur sem birtast á síma og staðfesta svo undirritun með rafrænum skilríkjum.