2023.3 - CoreData útgáfulýsing

26. janúar 2024

Fjórða útgáfa ársins 2023 er tilbúin til dreifingar og margt var í gangi hjá CoreData teyminu á síðasta fjórðungi nýliðins árs.

Samhliða þessari uppfærslu erum við að uppfæra gagnagrunna úr PostgreSQL-11 í PostgreSQL-15. Hér er verið að stökkva um nokkrar útgáfur og er undirbúningur búinn að standa yfir um nokkurt skeið. Ferlið er orðið nokkuð vel smurt eftir nokkrar ítranir og væntur niðritími kerfa er lágmarkaður. Gagnagrunnsuppfærslan mun fara fram samhliða eða aðeins á undan nýju útgáfunni.

Endurbætur á skilum til Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalasafna hafa verið mikil á þeim tíma sem þessi útgáfa var unnin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur valdi CoreData til að keyra “pilot” verkefni og vera fyrsti aðili til að skila rafrænt til safnsins. Vinnan hefur gengið mjög vel og nú er verið að vinna að síðustu endurbótunum sem miða af því að stytta ferlið og bæta gæði svo um munar.

Lýsing á helstu breytingum í útgáfu 2023.3:

Mikið af áhugaverðum breytingum má finna í þessari útgáfu:

• Ný tegund undirritunar stendur nú til boða sem einfaldar undirritanir fyrir þá aðila sem ekki hafa rafræn skilríki. Þessu fylgja þó ákveðnar takmarkanir að því leyti að þessar undirritanir eru ekki fullgildar.

• Bætt stýring á hvaða notendahópar mega senda til undirritunar, haft umsjón með skjölum í undirritunarferli og eins er núna hægt að senda skjal aftur til undirritunar.

• Bætt flytja út virkni þ.e. að hægt er að flytja upplýsingar úr CoreData með því að taka þær út í excel.

• Bæta við virkni til að gera breytingar á mörgum samningum í einu.

• Bæta við virkni til að gera breytingar á mörgum viðskiptavinum í einu.

• Vista skjöl sem pdf.

• Vistun viðhengja úr tölvupósti um leið og pósturinn er vistaður í CoreData.

• Lagfæring á skráningu tölvupósta í möppur verkefna (“Send to CoreData” í Outlook viðbótinni).

• Bætt skjölun fyrir forritara sem eru að skrifa á móti CoreData vegna samþættinga.

• Uppfærsla á gagnagrunni.

Ný tegund undirritunar - einföld undirritun með sms einskiptis kóða

Hægt er að virkja nýja viðbót sem einfaldar undirritanir fyrir þá aðila sem ekki hafa rafræn skilríki. Þessu fylgja þó ákveðnar takmarkanir að því leyti að þessar undirritanir eru ekki fullgildar. Nánari útskýringar má finna hér: https://blog.dokobit.com/is/nyjungar/vid-erum-ad-hefja-nyja-leid-til-ad-skrifa-undir/ .

Þess má geta að ódýrara er að framkvæma þessa tegund undirritunar þar sem hún notar ekki eins dýrar aðferðir við auðkenningu og undirritun.

Hafa þarf samband við okkur (coredata@wise.is) til að virkja einfalda undirritun.

Bætt stýring á senda til undirritunar virkninni

Bætt stýring á hvaða notendur geta sent skjöl til undirritunar og haft umsjón með skjölum í undirritunarferli. Ef enginn aðgangshópur er tilgreindur með undirritunarumsjón (e. signing managers) þá hafa allir notendahópar leyfi til að senda skjal til undirritunar. Eingöngu sá sem sendir skjal til undirritunar getur sent áminningu og hætt við undirritun skjalsins. Með þessum hætti er hægt að stýra hvaða hópar notenda mega framkvæmda þessar aðgerðir. Áður gat aðeins sá sem sendi skjalið í undirritun eða “Administrator” notandinn hætt við undirritun og/eða sent áminningu. Núna er hægt að velja þá aðgangashópa sem mega hafa þessi réttindi en þá er einnig aðgerðin að senda skjal til undirritunar bundin við þann hóp.
Með þessari uppfærslu er einnig hægt að senda skjal sem búið er að undirrita aftur til undirritunar.

Flytja út virkni

Bætt flytja út virkni þ.e. að hægt sé að vinna með upplýsingar úr CoreData með því að taka þær út í excel. Nú er hægt að flytja út upplýsingar um alla samninga úr samningasýninni yfir í excel. Bæta þarf samningum við í “Exports extension” til að virkja þennan möguleika. Valmöguleikinn birtist í fellilista í tannhjólinu í samningasýninni.

Þegar listinn er tilbúinn birtist tilkynning sem tilgreinir heitið á skránni og hún fer í “downloads” möppuna.

Hafa þarf samband við okkur (coredata@wise.is) til að virkja Flytja út í samningasýn.

Breyta mörgum - Samningar

Bætt hefur verið við virkni til að breyta mörgum samningum í einu. Virknin er möguleg ef “Multi edit” extension er virkjuð. Þá er mögulegt að velja hvaða svæði mega vera virk í “breyta mörgum” hamnum. Svæðin eru skilgreind undir: CoreAdmin → Configuration → Dynatypes → Contracts → (Enable Multiedit svæðin):

Þegar þetta hefur verið stillt af þá birtist hnappurinn ef einn eða fleiri samningar eru valdir.

ATH. endilega ekki hika við að hafa samband ef ykkur vantar aðstoð við þetta, sjá nánar um Configuration í CoreAdmin hér.

Ef við veljum nokkra samninga þá birtast þau svæði sem stillt hafa verið undir skjalategundinni “Samningur”:

Þegar svæðin sem breyta á hafa verið valin, gildum breytt og smellt hefur verið á Vista / Save þá kemur staðfestingargluggi eins og þessi:

Við höfum þrjá valmöguleika í þessum glugga:

1. Confirm and save vistar breytingar.

2. Cancel lokar glugganum og hættir við aðgerðina.

3. Back fer til baka í gluggan þar sem valið er hverju á að breyta.
   
   Ef smellt er á Staðfesta og vista / Confirm and save þá biritst þessi staðfesting ef breytingar vistuðust:

Breyta mörgum - Viðskiptavinir / Tengiliðir

Bætt hefur verið við virkni til að breyta mörgum viðskiptavinum / tengiliðum í einu. Sama á við eins og um virkni við breyta mörgum á samningum nema hvað “base type” fyrir dynatype er nú contacts (einstaklingur og fyrirtæki).

Þegar þetta hefur verið stillt af þá birtist hnappurinn ef einn eða fleiri viðskiptavinir / tengiliðir eru valdir.

ATH. endilega ekki hika við að hafa samband ef ykkur vantar aðstoð við þetta, sjá nánar um Configuration í CoreAdmin hér.

Ef við veljum nokkra viðskiptavini / tengiliði þá birtast þau svæði sem stillt hafa verið í dynatype Contact:

Þegar svæðin sem breyta á hafa verið valin, gildum breytt og smellt hefur verið á Vista / Save þá kemur staðfestingargluggi eins og þessi:

Við höfum þrjá valmöguleika í þessum glugga:

1. Staðfesta og vista vistar breytingar.

2. Hætta við lokar glugganum og hættir við aðgerðina.

3. Til baka fer til baka í gluggan þar sem valið er hverju á að breyta.

Ef við veljum að Staðfesta og vista þá fáum við tilkynningu um að Viðskiptavinum / Tengiliðum hafi verið breytt.

Vista skjöl sem PDF

Bætt hefur verið við aðgerðinni að vista skjöl sem PDF. Hér er um að ræða einföldun í notendaviðmóti fyrir endanotanda sem er t.d. að vinna með samninga, tilboð eða annað efni sem þarf að enda sem .pdf t.d. fyrir rafræna undirritun. Hægt er að gera þessa aðgerð fyrir eitt skjal eða mörg. Skjalasniðin (e.file type) sem um ræðir eru öll skjalasnið sem eru umbreytanleg í CoreData (.doc, .docx, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .txt, .rtf, .htm, .html, .eml, .msg)

Ef vista á eitt skjal sem pdf þá er hægt að smella á skjalið, velja tannhjólið og smella þar á Vista sem PDF:

Þegar vistun sem .pdf er lokið þá er kemur upp melding og þar er hægt að smella á hlekkinn og breyta skráningu á skjalinu (athugið að slökkva þarf á meldingunni með því að smella á X til hægri):

Einnig er hægt að velja eitt skjal í lista og þá virkjast hnappurinn Vista sem PDF / Save as PDF og virkar þá eins og líst er hér fyrir ofan.

Ef valið er eitt eða fleiri skjöl sem ekki er á þessum umbreytanlegu skjalasniðum leysir aðgerðin það þannig að búið er til nýtt .pdf skjal fyrir umbreytanlegu skjölin en listuð eru upp þau skjöl sem ekki var hægt að búa til .pdf skjal úr.

Í einhverjum tilfellum geta skjöl verið of stór eða eitthvað komið upp þá er hægt að opna það skjal í breytingarham t.d. í Word eða tilheyrandi forriti og vista sem pdf með FIle > Save As.

Ef valið er að breyta mörgum skjölum í einni aðgerð í .pdf þá og lagfæra þarf skráningu á .pdf skjölunum eftir að þau vistast þá þarf að fara í flipann Skrár og breyta þeim þar einu í einu eða nota Breyta mörgum aðgerðina ef breyta á öllum skjölunum með sama hætti.

Vista viðhengi úr tölvupósti þegar hann er vistaður í CoreData

Bætt hefur verið við virkninni að “vista viðhengi úr tölvupósti” þegar hann er vistaður í CoreData í gegnum Outlook addin (Send to CoreData).

Til að byrja með var ákveðið að hafa virknina þannig að sjálfvalið er að vista viðhengin sér. Það var ákveðið þar sem annars er mikil hætta á því að þetta gleymist, sérstaklega hjá þeim fyrirtækjum sem eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns Íslands eða héraðsskjalasafna. Þessi virkni mun slípast til með tímanum og í kjölfarið verður metið hversu sveigjanlegt þetta þarf að vera. Undanskilið þessu sjálfvali eru mjög litlar myndir sem oftast eru partur af undirritunum í tölvupóstum fólks.

Send to recently visited, filed og favorite projects (Send to CoreData)

Lagfæring á villu sem var þegar tölvupóstar sem skráðir eru með því að hægri smella á póstinn, smella á Send to CoreData og velja eitt af eftirfarandi:

• Recently filed projects

• Recently visited projects

• Favorite projects

Ef valin er mappa í Send to CoreData glugganum þá rata þessir póstar núna í þá möppu sem valin er.

Skjölun fyrir forritara

Bætt hefur verið við skjölun fyrir forritara sem eru að skrifa á móti CoreData vegna samþættinga, sjá hér. Annars vegar er um að ræða mjög yfirgripsmikla skjölun á “skjala módeli” CoreData sem lýsir því hvernig hlutir hanga saman og hins vegar lýsingar á forritaskilum CoreData (coredata api).

“CoreData document model and hierarchy” má sjá hér:

Uppfærsla á gagnagrunni

Í tengslum við uppfærslu í 2023.3 erum við að uppfæra gagnagrunna úr PostgreSQL-11 í PostgreSQL-15 sem bætir afköst og öryggi. Hér er verið að stökkva um nokkrar útgáfur en undirbúningur hefur staðið yfir um nokkurt skeið. Ferlið er orðið nokkuð vel smurt eftir nokkrar ítranir og væntur niðritími kerfa er lágmarkaður. Við erum búin að aðlaga forrit og kóða til þess að keyra betur og vera tilbúin fyrir þessar breytingar. Þessi vinna er að einhverju leyti orsök þess að dreifing á útgáfunni hefur tafist sökum þess að þetta veldur auknu flækjustigi og þarfnast ítarlegri og lengri prófana.
Gagnagrunnsuppfærslan mun fara fram samhliða eða aðeins á undan uppfærslu í útgáfu 2023.3.