Í Sniðmát (e. template) valmyndinni er hægt að setja upp sniðmát fyrir verkefni (e. projects), möppur (e.folders), verkliði (e. tasks) og viðskiptavini (e. contacts). Sniðmát eru mjög hentug til þess að setja upp algeng verkefni sem koma þá tilbúin með verkliðum og skjölum. Mikill tímasparnaður fyrir starfsfólk og eykur samræmda skráningu verkefna.

4.1       Projects [Projects]

Ný verkefnasniðmát eru skráð beint undir Projects með því að smella projects og svo á viðeigandi verkefnagrunn sem getur verið mismunandi eftir viðskiptavinum.

4.1.1        Add Project

Fyrst þarf að velja verkefnagrunn sem verkefnasniðmátið á að byggja á. Verkefnagrunnar geta haft t.d. mismunandi stöður. Alltaf er hægt að sjá á hvaða verkefnagrunni verkefninasniðmát er stofnað (ljósgrátt við hliðina á heiti sniðmáts:

Ekki er hægt að breyta um verkefnagrunn eftir að byrjað er að gera verkefnasniðmát. Ef breyta þarf verkefnagrunni þá þarf að bút til nýtt verkefnasniðmát á réttum grunni og eyða því sem stofnað var á röngum verkefnagrunni.

Verkefni skiptist í byrjun í workspace og tasks. Skjöl eru sett undir workspace og verkliðir undir tasks.

4.1.2        Workspace

Undir Workspace er hægt að:

a)      setja inn skrár (Add file)

b)      einnig er boðið uppá að búa til möppur (Add folder) til að auðvelda flokkun og utanumhald skráa.

4.1.2.1       Add file

Það helsta sem þarf að fylla hér inn er nafn og lýsing á skjali og slóð að skrá sem á að hlaða upp. Smellt á Save til að vista.

4.1.2.2       Add folder

Skrá þarf inn nafn á möppu og lýsingu þegar við á.

4.1.3        Add Task

Til að bæta við verklið undir Task Folder er smellt á Add Task eða fellilistann.

Í fellilistanum eru tveir valmöguleikarr:

a)       Section (yfirflokkur sem birtist í CoreData og auðveldar flokkun þegar tösk eru orðin mörg)

b)      Task

Skráningarformin eru eins fyrir Section og Task svo gæta þarf að velja rétt í byrjun. Eins og áður þarf að fylla út nafn og lýsingu og ágætt er að stilla status fyrir upphafsstöðu verkliðs.
Þá er hægt að draga verkliði til og raða þeim þannig upp svo þeir séu með rétti uppröðun þegar verkefni er stofnað.

Empty title in form: Ef hakað hér í þá kemur titill verkefnasniðmáts ekki sjálfkrafa í titil þegar verkefnasniðmátið er notað til að stofna verkefni.

Create spaces: Setja inn svæðin þar sem verkefnasniðmátið á að vera aðgengilegt. Ef þetta er tómt þá birtist verkefnasniðmáti á öllum svæðum.
Athugið að nota þarf stóran staf í fyrsta staf á heiti svæðis.
Athugið að ef sá sem er skráður inn hefur ekki aðgang að svæðinu CoreData megin þá birtist það ekki.

4.2       Folder [Files]

Hér sést listi yfir sniðmát skráa, skjalasniðmát.  Hægt er að bæta við sniðmátum og skilgreina þau á ákv. svæði eða óháð svæðum.

Nýtt skjalasniðmát sett inn. Smellt á Add File, upp kemur valmynd þar sem titill, lýsing og slóð á skjal er sett inn.

Skjalasniðmát skilgreint fyrir ákveðin svæði.  Ef skjalasniðmát á ekki að sjást á öllum svæðum skal skrá svæði í Create spaces. Hægt er að skrá nokkur svæði.

Athugið: Ef skjalasniðmát er hér og einnig skráð á verkefnasniðmát þá þarf að uppfæra á báðum stöðum ef gera þarf breytingar á sniðmátinu.

Sjá einnig 4.5 hér fyrir neðan um Dynamic Templates.

4.3       Tasks [Tasks]

Tasks valmyndin setur upp sniðmát fyrir verkliði sem hægt er að velja úr fellilista í Verkliðir þegar búið er að stofna verkefni. Athugið að verkliðir fylgja oft verkefnasniðmátum.

Hér þarf eins og áður að skrá Title og skilgreina stöðu sem verður upphafsstaða þegar verkliður er búinn til.

Create spaces – Hér er hægt að tilgreina á hvaða svæðum verkliður er sjáanlegur. Hægt er að setja inn mörg svæði. Ef ekkert svæði er tilgreint er verkliður sjáanlegur á öllum svæðum í CoreData.

Caption/Caption plural –Texti sem birtist í fellivalmynd.
Ef enginn texti er setturinn birtist verkliður ekki í fellivalmynd.

4.4       Contacts [Contacts]

Hér er hægt að búa til fleiri flokkanir á viðskiptavinum. Í flestum tilfellum nægir að skrá inn Fyrirtæki og Einstaklinga.

4.5 Dynamic Templates

Dynamic templates er viðbót sem hægt er að kveikja á fyrir viðskiptavini og nýta til dæmis til að gera sniðmát að útsendum bréfum. Sniðmátin eru búin til í CoreAdmineins og venjuleg skjalasniðmát en haka þarf í Template is dynamic til að lýsigögn erfist. Skjalið sjálft þarf hins vegar að innihalda “upplýsingar” til að draga fram það sem við viljum sjá í skjalasniðmátinu:

Við getum látið ykkur hafa drög að svona sniðmátum fyrir Bréf út með einni undirskrift og Bréf út með tveimur undirskriftum. Ef þið þurfið öðruvísi template þá finnum við út úr því í sameiningu.

Athugið að skjöl þurfa að vera .docx svo hægt sé að sækja skjalasniðmátið í CoreData.

Endilega hafið samband við þjónustuborðið ef þið hafið áhuga á þessu, coredata@coredata.is.