Þegar verkbeiðni er stofnuð þarf að fylla út í ákveðna reiti á spjaldi verkbeiðar.
-
Nr. á verkbeiðni er almennt fengið úr sjálfvirkri nr. röð.
-
Greint er hvaða Viðskiptamaður óskar eftir vinnunni.
-
Gott getur verið að setja inn Tengilið til að vita hver óskaði eftir vinnunni.
-
Sett er inn Verk nr. og kemur hér aðeins upp þau verk sem tilheyra völdum viðskiptamanni.
-
Mælt er með greinagóðri Lýsingu á vinnunni.
-
Verkhlutanr. verks þarf að tilgreina.
-
Ábyrgðaraðili kemur sjálfkrafa sá sem stofnar verkbeiðnina en hægt er að skrá annan ábyrgðaraðila.
-
Valkvætt er að setja aðra reiti inn eins og Lofað dags. og Umsaminn tími (klst) sem á að fara í verkið.
Hægt er að setja hak í reitinn Reikningsfæra sérstaklega. Þegar það er valið verður til sér próförk fyrir samningslínur á þessari verkbeiðni í stað þess að hvert verk sé með sína próförk.
Nánari lýsingu er hægt að setja í Ytri lýsing sé þörf á og jafnframt í Innri lýsing.
Fylla þarf út í Úthlutun á starfsmenn, þar eru tilgreindir þeir starfsmenn sem koma að vinnunni. Hægt er að taka fram hvaða hlutverki þeir gegna, hvaða dag viðkomandi á að ljúka sinni vinni og hver sé áætlaður vinnutími starfsmannsins en það er þó valkvætt.
Upplýsingar um Tengilið koma sjálfkrafa inn í reitina undir Tengiliður sé hann valinn í haus verkbeiðninnar. Sama á við Dagsetningar, þær fyllast út sjálfkrafa þegar vinna er skráð á verkið. Undir Nánar er boðið uppá að senda þessa verkbeiðni á viðskiptamann með tölvupósti þegar hún er úthlutuð.
Þegar verkbeiðnin hefur verið útfyllt þarf að Úthluta beiðninni. Það er gert með hnapp efst á borða og fá þá starfsmenn sem skráðir voru á beiðnina tölvupóst um að verkbeiðni hafi verið stofnuð á þá sé sú uppsetning til staðar í Verkbeiðnagrunni.