Áætlun stofnuð og yfirfarin

Til að byrja með er samþykkt áætlun stofnuð, endurskoðuð áætlun er stofnuð á síðari skrefum.

Fyllt er inn í reitina 2 -5, en athugið að tímabil frá og til getur verið ýmist heilt ár eða jafnvel hluta úr ári. Til að áætlunin vistist í línunni er svo valið: breyta lista og breytist þá línan þannig að ekki er hægt að vinna/breyta upplýsingum:

Nú þarf að setja upp áætlunina og er hægt að gera það á ýmsa vegu, oftast er reynt að nýta sem mest raungögn úr launakerfi, því það gefur greinabestu myndina af mönnunarþörf.

Hægt er að stofna nýja launaáætlun ýmist:

• Frá launakerfi, er þá átt við launafærslur á ákveðnu tímabili

• Úr annarri áætlun (að hluta til eða heild)

• Frá störfum, þá eru störf afrituð úr launakerfi (eftir ýmsum afmörkunum) en engar launafærslur afritaðar

Þegar áætlun er stofnuð frá launakerfi eru sóttar launafærslur á ákveðnu tímabili og miðast það við hvenær er verið að gera áætlunina. Ef áætlanarvinnan hefst t.d. í ágúst er hægt að nota tímabilið 01.01.XX - 31.07.XX, en ath. að launaáætlanakerfið sækir einungis færslur sem hafa verið bókaðar í launakerfinu. Ekki eru sóttar færslur sem eru í opinni launakeyrslu.

Kerfið sækir allar launafærslur viðkomandi tímabils og alla launþega sem eru opnir, eins og sjá má í afmörkuninni. Áætlunin sem er verið að vinna í kemur sjálfkrafa í afmörkun til að ekki sé unnið í annarri áætlun sem er opin.

Nú er eingöngu komið tímabilið janúar til júlí inn í launaáætlun og því þurfum við að sækja í áætlun fyrra árs, til að klára að byggja áætlunina upp. Þá stofnum við frá annarri áætlun og veljum tímabilið 01.08.XX - 31.12.XX

Fyrst þarf að velja hvaða áætlun á að nota sem grunn til að klára seinni hluta áætlunarinnar, samþykkta áætlun eða endurskoðaða áætlun síðasta árs. Hafa ber í huga að í endurskoðaðri áætlun eru breytingar sem hafa verið gerðar á samþykktri áætlun og eru þá oft um tímabundnar breytingar að ræða, t.d. afleysing starfsfólks í x mánuði, sem ættu ekki að hafa áhrif á áætlun næsta árs. Oftast er samþykkt áætlun valin sem grunnur og þá breytingar gerðar á henni samkv. þarfagreiningum (eins og kemur fram í Launaáætlanir og tilgangur þeirra).

Að því loknu þarf að setja inn tímabilið sem á að nota úr valinni áætlun til að klára að setja upp grunn nýju áætlunarinnar

Nú ætti launaáætlunargrunnurinn að vera tilbúinn.

Ef valið er að stofna áætlun frá störfum, þá eru störf afrituð úr launakerfi (eftir ýmsum afmörkunum) en engar launafærslur afritaðar

Hægt er að afmarka sig við ýmsa þætti, t.d. kjarasamning deild eða starfsnúmer. Ef engin afmörkun er sett keyrast öll opin störf yfir í áætlunina. Nú er hægt að fara í launavinnubók hvers starfs fyrir sig og byggja upp áætlunina með þeim launaliðum sem á að áætla.

Hér má sjá dæmi um áætlun starfsmanns, sem keyrð er úr launakerfi og annarri áætlun miðað við áðurnefnd tímabil. Greinarmunur er á fyrri hluta áætlunar og seinni, en sá seinni var afritaður úr áætlun fyrra árs. Auðvelt er fyrir stjórnandann að sjá að áætlun hefur ekki staðist, t.d. hafa mánaðarlaun í apríl, maí, júní og júlí verið hærri en áætlað var. Einnig má sjá að yfirvinna og 33,33% álag voru ofáætluð, þar sem nýttur einingafjöldi er mun lægri en áætlunin.

Úrvinnsluaðili launaáætlana er oftast mjög vel kunnugur mönnun á vinnustaðnum og er afar gott að sá aðili fari vel yfir áætlunina með starfshlutfall og launategundir að leiðarljósi. Annað sem þarf að hafa bak við eyrað er að oft verða breytingar á kjörum starfsfólks á komandi áætlunartímabili, t.d. vegna hækkunar á starfsaldri, menntunar, launaflokkahækkun vegna starfsmats og m.fleira. Þegar farið er yfir áætlunina getur úrvinnsluaðili sett inn breytingar hjá því starfsfólki.

Til að skoða áætlanir starfa er áætlunin opnuð (með því að klikka á heiti áætlunarinnar (t.d. 2024 S), en þá birtast nöfn starfsmanna:

Þessi yfirlitsmynd sýnir alla starfsmenn í áætlunni, í hvaða deild þeir eru, útborgunarteg. o.fl. hægt er að bæta við fleiri dálkum, s.s. kjarasamningar o.fl.

Öll störf í áætlun hafa launavinnubók og starfsupplýsingar.

Fara þarf vel yfir allar launavinnubækur starfa, sem og starfsupplýsingar. Launavinnubókin er áætlun fyrir starfsmanninn og þar er áætlað hvaða starfshlutfall og aðrir þættir sem á að áætla, t.d. yfirvinna, álag, uppbætur o.fl., fylgja því stöðugildi.