Vinnubækur sendar til yfirmanna til yfirferða og þá breytingar gerðar

Vinnubækur er hægt að senda til stjórnenda bæði á excel formi eða í launaáætlanakerfinu. Þegar vinnubækur eru sendar á excel-formi þarf að passa að skjalinu sé ekki breytt og að eingöngu sé unnið í einingum launaliða eða launaliðum bætt við. Ef uppsetning skjalsins ruglast er ekki hægt að lesa excel-skjalið aftur inn.

Bækur eru sendar til stjórnenda með því að merkja vinnubókina í vinnslu. Þá birtist hún hjá viðkomandi stjórnanda og hann getur yfirfarið vinnubókina og gert þær breytingar sem talið er að séu nauðsynlegar, nú eða ekki gert neinar breytingar og skilað henni óbreyttri.

Þegar stjórnandi hefur lokið yfirferð sinni, merkir hann vinnubókina, tilbúin til bókunar og þá getur úrvinnsluaðili bókað vinnubók (sjá síðar í ferli).

Ef vinnubækur eru sendar á excel-formi þarf að vera í viðkomandi vinnubók og velja að stofna excelskjal, þá hleður kerfið niður vinnubókina og fer það í download-folder. Skjalið er svo sent í tölvupósti til viðkomandi stjórnanda.

Þegar stjórnandi hefur svo farið yfir skjalið og sent aftur til úrvinnsluaðila, hleður hann skjalinu aftur inn í vinnubókina. Ítreka þarf að alls ekki má hrófla við uppsetningu skjals, ef það er gert er ekki hægt að keyra það inn í vinnubók. Einnig þarf heiti skjalsins að vera það sama. Mælt er með að notast frekar við vinnubækur í stað excel-skjala, það er mun hentugra og einfaldara.