Vinnuferlið

Launaáætlanir og tilgangur þeirra

Launaáætlanakerfið sækir upplýsingar um launþega í launakerfið, en einnig er hægt að búa til áætlun á starfsmann sem ekki er til í launakerfi. Í fyrstu er stofnuð svokölluð samþykkt áætlun, en sú áætlun er grunnurinn og hjá sveitarfélögum fer sú áætlun til samþykktar hjá byggðar/bæjarráðum. Þeir sem nota fjárhagskerfi frá Wise, hafa val um að keyra launaáætlunina yfir í fjárhagsáætlun. Hægt er að velja um:

• Að dreifa launaáætlun á mánuði miðað við raungreiðslur launa.

• Að dreifa launaáæltun á mánuði, þá jafnt yfir árið.

• Að dreifa ekki áætlun, en þá er ekki um að ræða mánaðaáætlun.

Á ákveðnum tímapunkti í ferlinu er hægt að senda áætlunarvinnubækur til stjórnenda/yfirmanna deilda til vinnslu og samþykktar. Slíkar vinnubækur má líta á sem þarfagreiningar því ef stjórnandi sér fram á breytingar á áætlunartímabilinu, færir hann þær inn í vinnubókina og skilar greinagerð með áætluðum breytingum. Breytingatillögur og greinagerð (þarfagreining) fara svo til byggðar/bæjarráðs til samþykktar eða höfnunar.

Að lokinni samþykkt samþykktrar áætlunar (grunnáætlun) er henni lokað og er henni ekki breytt. Í upphafi áætlunarárs er stofnuð endurskoðuð áætlun á grunni samþykktrar áætlunar, en hún er notuð til að reikna út viðauka eða fyrirhugaðar breytingar sem hugsanlega á að fara út í á árinu. Aðrir þættir sem gætu spilað inn í gerð endurskoðarðar áætlunar eru nýjir kjarasamningar, breyting á mótframlagi í lífeyrissjóð, skipulagsbreytingar, samdráttur o.m.fl.

Hjá sveitarfélögum þarf gjarnan að reikna út hvað ákveðnar breytingar kosta eða spara. Oftast er þá um að ræða hugmyndastig, en í slíkum tilvikum má stofna aukaáætlun, sem hefur eingöngu þann tilgang að reikna út þá sviðsmynd sem hugsanlega er verið að horfa í. Ef svo er ákveðið að fara í þær breytingar, þá er endurskoðaðri áætlun breytt í samræmi. Launaáætlunarkerfið veitir möguleikann á að stofna eins margar launaáætlanir og þarf, en alltaf er um tvær leiðbeinandi launaáætlanir að ræða; samþykkta og endurskoðaða.

Launaáætlanir er hægt að bera saman við raunstöðu launa eða aðrar launaáætlanir, en þá er notast við launasamantektir. Þær er hægt að setja upp á marga vegu, bara eftir því hvað notandinn vill sjá í hvert skipti. Áður en farið er í ferlið, þá mögulega þarf að stofna notanda í launakerfinu. Sá sem er Admin/yfirnotandi launakerfis þarf að stofna notandann, og setja á hann viðeigandi heimildir, sem dæmi varðandi t.d. útborgunarhópa og hvort notandi eigi að hafa heimild í launaáætlunarhluta launakerfis.

Samþykkt áætlun - ferlið í skrefum

1. Grunnur áætlunarkerfis stilltur.

2. Farið yfir kjarasamningastillingar, upphæðir uppbóta o.fl.

3. Áætlun stofnuð og yfirfarin af úrvinnsluaðila.

4. Vinnubækur stofnaðar.

5. Vinnubækur sendar til yfirmanna til yfirferða og þá breytingar gerðar.

6. Forsendur áætlunar ákvarðaðar og skráðar.

7. Vinnubækur samþykktar af yfirmönnum og bókaðar í launaáætlun.

8. Áætlun reiknuð út.

9. Áætlun keyrð yfir í fjárhagsáætlun (ef við á).

Endurskoðuð áætlun - ferlið í skrefum

1. Áætlun er stofnuð á grunni samþykktrar áætlunar.

2. Fyrirhugaðar breytingar gerðar í áætlun eða forsendum.

3. Áætlun reiknuð út.

4. Fyrirhugaðar breytingar færðar í viðauka.

5. Viðauki lagður fram til samþykktar byggðar/bæjarráðs/stjórnar.

6. Ef viðauki er samþykktur þá er hann bókaður.

7. Ef viðauka er hafnað þarf að færa áætlun til upprunalegs horfs og viðauka eytt.