Helstu aðgerðir Móttaka rafrænna reikninga (RSM)

Móttaka rafrænna reikninga:

Móttaka rafræna reikninga

Til að móttaka rafræna reikninga þarf að fara í Móttekin skjöl og svo Móttekin skjöl

Þar eru reikningar sóttir frá skeytamiðlara í gegnum vefþjónustur með því að smella á Sækja skeyti, til að sækja þau skeyti sem hafa verið send rafrænt á okkar fyrirtæki með skeytamiðlara. Þá hlaðast inn allir þeir reikningar sem ég hef móttekið.

Bókunarstýringar

Hvert skeyti inniheldur haus og línur. Síðan koma með hverjum reikningi gögn sem við nefnum Tilvísanir sem notaðar eru til að búa til bókunarstýringar. Þannig er til dæmis hægt að nota símanúmer (kemur sem tilvísun) til að ákveða hvernig lína eða reikningur bókast eða mælisnúmer til að ákveða bókun orkukaupa og svo framvegis. Þegar skeyti er lesið inn sést á upplýsingum á listanum hvaða reikninga þarf að meðhöndla. Þeir reikningar eru merktir með rauðu.

Bókunarstýringar erfast milli reikninga, þannig að þegar búið er að setja upp bókunarstýringu einu sinni fyrir til dæmis orkureikning ákveðinna eigna, þá bókast allir orkureikningar sem koma á eftir samkvæmt þeirri stýringu. Þá þarf að byrja á því að vinna alla þá reikninga sem búið er að móttaka hér undir móttekin skjöl. Við þurfum að kenna kerfinu hvernig við stýrum reikningum á réttar víddir. Það gerum við með því að búa til bókunarstýringar á haus og línur. Með því að smella á línuna þá opnast reikningurinn.

Haus - skuldfærsla:

Þá byrjum við að stofna Bókunaruppsetningu á hausinn á reikningum með því að smella hér á Bókunaruppsetning

Þá opnast nýr glugg þar sem settar eru inn upplýsingar um hvaða notandi í fyrirtækinu á að skrifa upp á þennan reikning og samþykkja hausinn á honum. Merkt er við hvaða tilvísanir eiga vera með bókunarstýringunni og þær sem eiga ekki að vera með hakar maður í sleppa úr reglu. Það er mikilvægt að vinna bókunarstýringar vel, hér viljum við hafa inni kennitölu viðskiptamanns og lánardrottins einu sinni, eins gætum við nýtt okkur heiti eða númer á deildum til að stýra hver á að samþykkja ef tilvísunin er til staðar frá lánardrottni.

Línur - kostnaður:

Þá þarf að stofna bókunarstýringar á línurnar á reikningnum með því að smella hér á Stofna bókunartilsvísun línu.

Þá opnast nýr glugg þar sem settar eru inn upplýsingar um hvernig við viljum bóka reikninginn, á hvaða lykil, hvaða deild/verkefni og hver þarf að samþykkja línurnar. Aftur er merkt við hvaða tilvísanir eiga vera með bókunarstýringunni og þær sem eiga ekki að vera með hakar maður í sleppa úr reglu. Hér viljum við hafa inni kennitölu viðskiptamanns og lánardrottins einu sinni, eins gætum við nýtt okkur heiti, símanúmer, mælanúmer, númer á deildum, vörunúmer eða einhvern fasta sem segir til um hvar við viljum bóka reikninginn og til að stýra hver á að samþykkja ef tilvísunin er til staðar frá lánardrottni,

Senda reikninga áfram í ferli

Til að senda reikninga úr RSM til áframhaldandi meðhöndlunar í bókhaldi þarf að vera búið að meðhöndla reikninginn. Hvert við sendum reikninginn áfram er breytilegt eftir bókunaraðferð fyrirtækis. Boðið er upp á þrjár leiðir:

• Uppáskrift - sendir reikninga til uppáskriftar og stofnar þá í uppáskriftarkerfi.

• Innkaup - stofnar innkaupareikninga.

• Færslubók - stofnar færslur í færslubók.

Hægt er að velja milli þess að senda einn og einn reikning eða senda alla sem búið er að vinna.

Einnig er valmöguleiki að senda reikninga ófrágengna í Uppáskrift en það þýðir að ekki er búin til bókunarstýring í RSM kerfinu heldur er reikningurinn lyklaður í Uppáskriftarkerfinu. Þetta er stundum gert við t.d reikninga frá Húsasmiðjunni þar sem það er síbreytilegt hvað er keypt og hverjir eiga að skrifa uppá.
Við viljum ekki búa til stýringar sem við ætlum eingöngu að nota 1- 2 sinnum.

Meðhöndluð skjöl

Ef farið er í Móttekin skjöl og undir Meðhöndluð skjöl má sjá yfirlit yfir þá reikninga sem búið er að meðhöndla í kerfinu og senda áfram til bókunar hvort sem það er Uppáskrift, Færslubók eða Innkaupareikningar.

Hér er einnig hægt að merkja upp reikninginn sem ósendan og fá hann aftur yfir í Móttekin skjöl. Þetta gæti verið hentugt ef að reikningar hafa haft ranga bókunarstýringu á sér sem búið er að laga.