Rafrænir reikningar (RSM)
Til að geta notað rafræna skeytamiðlun við sendingu og móttöku reikninga, þá þarf að sækja um þjónustu hjá skeytamiðlara. Skeytamiðlarar sem hægt er að hafa samband við eru eftirfarandi:
InExchange
Advania
Sendill
Uppsetning
Fyrsta skref er að breyta hlutverkinu í Rafræn samskipti, en það er gert undir Mínar stillingar (alt+T): Til að byrja með þarf að setja Rafræna reikninga Wise upp í Business Central. Ef þú ert að nota Cronus B fyrirtækið þá er Wise búið að setja upp Rafræna reikninga Wise fyrir þig og þú þarft ekki að keyra álf.
Farið í Uppsetning með hjálp sem er aðgengilegt ef smellt er á tannhjól sem er staðsett efst í hægra horni vafrans.
Veljið Setja upp Rafræna reikniknga Wise og fylgið leiðbeiningaraðstoðinni.
Við það opnast nýr gluggi Uppsetningarálfur. Veljið þar Áfram.
Skref 1. Haka við ef nota á Selt til upplýsingar
Skref 2. uppsetning viðbótaupplýsingar - skilgreina hvar verða settar inn ítarupplýsingar sem berast eiga til viðskiptavinar. Þessum upplýsingum er alltaf hægt að breyta eftir á.
Skref 3. Val um hvort sameina eigi línur á sölureikningum. Þessum upplýsingum er alltaf hægt að breyta eftir á.
Skref 4. Bókunaraðferð - segir hvar bóka á reikning - þrjár leiðir Uppáskrift, innkaup eða færslubók. Eftir þessa uppsetningu þá er næsta skref breytilegt eftir því hvað valið er.
Ef valið er að bóka í uppáskrift þá þarf að velja hvert í uppáskriftakerfinu reikningur á að fara - hvort hann eigi að fara í skráningu (mælum með því til að byrja með) eða beint til viðkomandi samþykkjanda í uppáskrift.
Ef færslubók er valin þá kemur upp gluggi þar sem þarf að velja hvaða færslubók á að nota.
Skref 5. Þar þarf að setja inn upp lýsingar um skeytamiðlara
Skref 6. Velja í hvaða fyrirtæki uppsetningin á að taka gildi fyrir.
Þegar búið er að velja fyrirtæki þá er uppsetningu lokið.
Til hamingju, grunnuppsetningunni er nú lokið og þú getur byrjað að nýta þér möguleika kerfisins.
RSM grunnur
Í RSM grunni þarf að athuga nokkur atriði. Til að fá betri skýringu á hverju atriði fyrir sig er bendill settur yfir heiti reits og þá birtist mynd með skýringum. Hér fyrir neðan nefnum við helstu atriði sem vert er að hafa í huga.
Undir flipanum Móttaka reikninga þarf að velja hver bókunaraðferð kerfisins á að vera. Þá þarf að breyta Bókunaraðferð í Færslubók eða Innkaup ef ekki er notað Uppáskriftarkerfi Wise fyrir skráningu reikninga. Undir flipanum Sending rafrænna reikninga þarf að haka í Ná í greiðsluupplýsingar Innheimtukerfi ef Innheimtukerfið er í notkun. Þá sækir RSM kerfið greiðsluröndina úr innheimtukerfinu og sendir með rafræna reikningnum.
Þar undir þarf einnig að skoða reitina undir Viðbótargögn til sendingar. Þar er valið hvað það er sem þarf að senda með rafræna reikningnum. Rafræni reikningurinn hefur 3 dálka sem hægt er að senda upplýsingar í; Lýsing, Bókunarupplýsingar og Bókunarupplýsingar lína. Í grunnuppsetningunni er sett upp Sölulínur og Yðar tilvísun. Þá sendist lýsing efstu línu sölureiknings með rafrænt, ásamt því sem slegið er inn í Yðar tilvísun á sölureikningi.
Undir flipanum Skeytamiðlarar þarf að fylla út viðeigandi skeytamiðlaraupplýsingar. Sem sagt ef gerður var samningur við t.d. InExchange þá þarf að velja InExchange sem skeytamiðlara og fylla út notandanafn og lykilorð. Sama á við um Advania og Sendil. Þá þarf einnig að passa að haka í Í notkun hjá þeim skeytamiðlara sem valinn er. Mikilvægt er að haka í Sjálfgefinn skeytamiðlari.
RSM möppun
Búið er að setja upp möppun fyrir VSK kóta inn í kerfið, en stofna þarf möppun fyrir þá greiðsluhætti sem fyrirtækið notar ásamt þær mælieiningar sem fyrirtækið notar. Hér fyrir neðan er listi yfir algenga möppun.
Stofnun RSM viðskiptamanns
Til að senda rafræna reikninga á viðskiptavini þarf að merkja viðskiptavininn sem RSM viðskiptavin.
Á viðskiptamannaspjaldi er valin aðgerðin RSM… undir Vinnsla. Við það opnast gluggi sem spyr hvort eigi að stofna viðskiptavininn sem RSM viðskiptavin. Þar er valið Já. Ef viðskiptavinurinn er þegar stofnaður sem RSM viðskipavinur opnast listi yfir alla stofnaða viðskiptamenn.
Þá er búið að stofna viðskiptavininn inn í RSM og munu reikningar sem bókaðir eru á hann fara framvegis inn í rafræna sendingu.
Frekari útlistun á aðgerðum kerfisins má finna í handbók Rafrænna reikninga Wise.
Verkröð fyrir Rafræna reikninga
Hægt er að setja upp verkraðir til að auka sjálfvirkni. Í rafrænu reikninga kerfinu er hægt að láta verkröð sækja og senda rafræna reikninga.
Fyrst þarf að haka í RSM grunni hvort verkröðin eigi að senda, sækja eða bæði
Verkraðarfærslur er hægt að finna með því að fara í leitarhaminn og slá inn verkraðarfærslur.
Sá aðili sem stofnar verkröð verður að vera fullur notandi.
Fyrir rafræna reikninga er hægt að nota verkröð til að senda og móttaka rafræna reikninga.
Codeunit 10008444 – RSM send and Recieve document
Hér er dæmi um hvernig verkröðin lítur út.
Það þarf að ákveða á hvaða dögum á að keyra verkröðina, upphafstíma og hámarksfjölda tilrauna til keyrslu.
Byrjað á því að finna verkraðarfærslur og smella á Nýtt fyrir nýja færslu.
Þá opnast færsluspjald verkraðar.
Setja inn Codeunit 1000844
Neðar á spjaldinu er flipinn Endurtekning. Þar er skráð á hvaða dögum skýrslan á að vinna og klukkan hvað.
Þegar búið er að fylla út í reitina þarf að virkja keyrsluna með því að fara í Vinna og velja aðgerðina Breyta stöðu í tilbúið. Og því næst að velja Endurræsa. Þá á skýrslan að keyrast á þeim tíma sem er skráður á flipanum Endurtekning.