Helstu aðgerðir Sending rafrænna reikninga (RSM)

Sending rafrænna reikninga:

Stofna RSM viðskiptamann

Þegar verið er að senda rafræna reikninga á viðskiptamenn þarf að skilgreina viðskiptamann sem RSM viðskiptamann.

Það er gert með því að fara á viðskiptamannaspjaldið. Valið er Vinnsla og svo Bæta viðskiptamanni í RSM… Þá opnast nýr gluggi þar sem smellt er á Í lagi.

Við þetta stofnast viðskiptamaður í RSM Viðskiptavinir og þannig stofnast rafrænn reikningur á viðskiptamann þegar sölureikningur er bókaður.

Að lágmarki þarf að tilgreina RSM Skeytamiðlara og Staðall (kemur sjálfgefið) en einnig er hægt að setja fast GLN númer og Tilvísun á viðskiptamanninn. Sú uppsetning myndi þá gilda um alla þá sölureikninga sem eru sendir á þann viðskiptamann. Algengara er að tilgreina sérstaka tilvísun á sjálfan sölureikninginn en þessar stillingar eru notaðar í einstaka tilvikum.

Hægt er að tilgreina mismunandi GLN númer fyrir viðskiptavin með því að nota mismunandi Sendist til kóta.

GLN-númer er svo sett á Sendist-til-Aðsetur spjald RSM viðskiptavinar í reitinn GLN-númer

Gott er að bæta við forstillingu skjalasendingar RSM við viðskiptamannspjaldið svo að reikningar prentist ekki út eða sendist í tölvupósti þar sem afhending reiknings fer fram í gegnum skeytamiðlara.

Það getur verið að það þurfi að búa til nýjan Kóta, sjá stillingar á mynd

Hér hefur verið valið Prentari = Nei og Tölvupóstur = Nei sem þýðir að ef þessi forstilling skjalasendingar er sett á viðskiptamann og aðgerðin Bóka og senda er framkvæmd til að bóka sölureikning þá sendist ekki skýrsla á prentara og sölureikningurinn er ekki heldur sendur í tölvupósti (=ekkert aðhafst varðandi afhendingu á sölureikning því rafræna reikningakerfið tekur við afhendingu).

Senda rafrænan reikning

Ef viðskiptamaður er merktur sem RSM viðskiptamaður myndast rafrænt skjal í RSM ósend skjöl þegar sölureikningur er bókaður.

Til þess að senda reikninginn er farið í RSM ósend skjöl, reikningar sem á að senda eru valdir og aðgerðin Senda valda reikninga keyrð.

Hægt er að setja upp sjálfvirka sendingu rafrænna reikninga í RSM grunni með því að virkja Senda rafæn skjöl sjálfkrafa. Til að keyra þá virkni verður einnig að setja upp verkröð sem sendir rafræna reikninga (verkröð sett upp á Codeunit 10008444).
Fyrir sendingu fyrstu reikninga út úr kerfinu er mælt með að senda rafræna reikninga handvirkt með því að smella á Senda valda reikninga. Í byrjun er alltaf mælt með því að velja þetta aukaskref og ef notendur eru að nota Innheimtukerfið þá verður þetta milliskref að vera svo að hægt sé að láta greiðsluseðilsröndina fylgja með í rafræna reikningum. Þá er ferlið þannig – bóka reikning → mynda kröfu í innheimtukerfinu → senda rafrænan reikning.

Bæta reikningi í rafræna sendingu eftir bókun

En ef viðskiptamaðurinn er ekki merktur sem RSM viðskiptamaður er hægt að bæta reikningi í rafræna sendingu eftir að reikningur hefur verið bókaður. Það er gert með því að fara leitina (flýtileið Alt+Q) og skrifa Bókaðir sölureikningar.

Þar er reikningurinn fundinn sem á að setja í rafræna sendingu. Smellt á línuna, Aðgerðir og Setja í rafræna sendingu

Þá er hægt að smella hér á þann reikning sem á að senda rafrænt og Senda á valda reikninga.

Senda viðhengi með reikningi

Þá er hægt að skoða hvaða reikningar eru komnir í rafræna sendingu með því að fara í Sending skjala og Ósend skjöl

Kerfið býður upp á að senda viðhengi með reikningunum eins og til dæmis vinnuskýrslu. Hér er oft notast við sérsniðna lausn fyrir hvert fyrirtæki en hér verður farið yfir tvær leiðir sem eru til í kerfinu.

Önnur leiðin er að hengja á skjöl við reikninginn handvirkt þá er farið í Aðgerðir og Bæta við viðhengi, þá opnast nýr gluggi þar sem notandi þarf að finna viðhengið sem er á að hengja við reikninginn á tölvunni. Skjölin geta verið word, excel, pdf eða tiff skjöl en mælt er að senda eingöngu pdf skjöl. Hægt er að hengja viðhengið við haus sölureiknings áður en bókað eða á bókaða sölureikninginn.

Þegar viðhengi hefur verið bætt við kemur hak í reitinn viðhengi og það kemur tala undir fjöldi viðhengja eftir því hversu mörgum viðhengjum var bætt við reikninginn.

Útbúa viðhengi/vinnuskýrslu

Hin leiðin til að setja viðhengi/vinnuskýrslu og er þessi leið yfirleitt notað með verkbókhaldi eða ef reikningur á að fylgja með sem pdf. Byrjað á því að fara í leitina (flýtileið Alt+Q) og finna RSM grunnur þar er stillt hvaða viðhengi á að senda. Undir flipanum sending rafrænna reikninga er reiturinn Vinnuskýrsla og þar sett inn númerið á þeirri skýrslu sem á að fylgja með rafrænum reikningum.

Setja inn númerið á vinnuskýrslunni í reitinn Vinnuskýrsla.

Þá er hægt að útbúa vinnuskýrslu með völdum reikningi sem fylgir með sem viðhengi við rafrænan reikning. Með því að fara í Sending skjala og Ósend skjöl.

Með því að smella á Aðgerðir og Útbúa viðhengi/Vinnuskýrlsu, þá stofnast viðhengið og fylgir með rafræna reikningnum þegar hann er sendur.