2. Skjalalyklar

Kaflinn lýsir því hvernig setja á upp skjalaflokkunarkerfi í CoreData og viðhalda því.
Athugið að skjalaflokkunarkerfi eru einnig kölluð; málalykill, bréfalykill, efnisflokkun o.fl.

2.1       Skjalalyklar – Yfirlit

Upphafssíða skjalaflokkunarkerfis í admin hluta CoreData veitir yfirsýn yfir gildandi skjalaflokkunarkerfi auk aðgerða til þess að breyta og viðhalda flokkunarkerfinu. 
Uppsettan skjalalykil er hægt að flytja rafrænt inn í kerfið.

2.2       Hugtök og uppbygging skjalaflokkunarkerfis

2.2.1         Almennt um skjalaflokkunarkerfi

Skjalaflokkunarkerfi eru stigveldisskipuð frá hinu almenna til hins sértæka. 
Skjalalykill, málalykill og efnisflokkun eru orð sem jafnan eru notuð um skjalaflokkunarkerfi.

• Efsta þrep er rót kerfisins og skilgreinir m.a. gildistíma þess.

• Annað þrep eru svokölluð efnissvið sem eru undirskipt í flokka.

• Þriðja þrep eru aðalflokkar, sem ýmist hafa undirflokka eða ekki. Almenn regla er að ekki má vista í skjöl í aðalflokka heldur einungis undirflokka hans.

• Fjórða þrep eru undirflokkar aðalflokka.

• Fimmta þrep eru undir-undirflokkar undirflokka o.s.frv.             

2.2.2         Hugtök og uppbygging skjalaflokkunarkerfa CoreData

Skjalaflokkunarkerfi í CoreData byggja á Series og Categories.

Kerfið skilgreinir Series og Categories sjálfkrafa eftir því hvar nýtt svæði er staðsett (beint undir rót eða ekki)

Category er notað fyrir flokka sem greinast ekki niður í frekari flokka. 

• Category er einkum notað fyrir aðalflokka og/eða undirflokka.

• Categories hafa eigindi á við aðgangstakmarkanir og geymslu- og grisjunaráætlun.

• Skjöl eru vistuð beint undir categories.

Uppbygging skjalaflokkunarkerfa í CoreData:

2.3       Grunnupplýsingar um skjalaflokkunarkerfið

Til að setja upp nýtt skjalaflokkunarkerfi, t.d. vegna gildistíma skjalalykla, er smellt á Add Fileplan Root. 
Þá kemur upp skráningarviðmót þar sem grunnupplýsingar eru skráðar þ.e. titill, lýsing og gildistími.

Til þess að breyta grunnupplýsingum er smellt á Edit á yfirlitssíðunni, breytingar gerðar og síðan smellt á Vista/Save eða Cancel, eftir því sem við á.

2.4       Búa til nýjan skjalaflokk

Staðsetning skjalaflokksins:  Mikilvægt er að vera rétt staðsett/ur þegar flokkurinn er búinn til svo að hann verði til á réttum stað.

• Skjalaflokkur beint undir rót þ.e. efnissvið?   Ef já, þá þarf að velja rót skjalaflokkunarkerfisins og síðan bæta við yfirflokki eða undirflokki.

• Er skjalaflokkurinn undirflokkur annars flokks? Ef já, þá þarf að velja flokkinn sem við á og síðan bæta við undirflokki.

Búa til óundirskiptan skjalaflokk (categories). Smelltu á þann flokk sem á að vera yfirflokkur flokksins og því næst á Add Fileplan Category.

Skráðu upplýsingar um skjalaflokkinn þ.e. heiti, lýsingu/tilmæli og breyttu númeri ef þess þarf.  Taktu eftir að fyrri hluti númer skjalaflokksins er dreginn af yfirflokknum (series).  Þegar skráningin hefur verið vistuð verður flokkurinn sýnilegur í skjalaflokkunarkerfinu.

Stilltu eigindi skjalaflokksins þ.e. aðgangstakmarkanir og geymslu- og grisjunartíma ef við á (sjá kaflana Aðgangsstýringar (5.4) og Óútkljáð)

2.5       Eyðing verkefnis og skjala með skjalalykli

Í CoreData er ekki hægt að eyða út verkefni með skjalalykli nema í gegnum CoreAdmin.
Verkefnum án skjalalykila er eytt í framendanum, þ.e. ekki í CoreAdmin.

Skjölum með skjalalykli er hægt að eyða í gegnum framendan eða gegnum ferlið hér fyrir neðan:

Til að finna verkefni með skjalalykli er:

a)       Farið í valflipann Skjalalyklar

b)      Veljið skjalalykilinn sem verkefnið er skráð á

c)       Velja flipa sem heitir Skjöl

d)      Velja verkefnið / skjalið sem á að eyða. Þegar verkefnið / skjal hefur verið valið kemur upp eftirfarandi valmynd, þar er hægt að smella á Ruslatunna til að eyða verkefninu / skjalinu.