Áður en hafist er handa þarf að vera búið að fara í gegnum öll skref uppsetningar Sérfræðiverkbókhalds og Verkbeiðnakerfis.
Verkbeiðni stofnuð
Stofnuð er verkbeiðni og hún tengd viðskiptamanni, verki og verkhluta. Ábyrgðaraðili fyrir beiðninni og úthlutun á þá starfsmenn sem eiga að vinna í beiðninni.
Nánari lýsingu er hægt að setja í Ytri lýsing sé þörf á og jafnframt hægt að vera með Innri lýsingu á beiðninni sem viðskiptamaður sér ekki.
Þegar verkbeiðnin hefur verið útfyllt þarf að Úthluta beiðninni. Það er gert með hnapp efst á borða og fá þá starfsmenn sem skráðir voru á beiðnina tölvupóst um að verkbeiðni hafi verið stofnuð á þá sé sú uppsetning til staðar í Verkbeiðnagrunni. Staða verkbeiðninnar verður þá Úthlutað.
Nánari útskýringar á stofnun og úthlutun verkbeiðna má nálgast hér til hliðar.
Notkun skráð á verkbeiðni
Notkun er skráð á verkin jafnóðum og unnið er í beiðni. Starfsmenn geta skráð tíma á verkbeiðnir í gegnum verkbók eðe tímaskráningasíðu. Þeger beiðni er valin þá fyllist sjálfkrafa út verk og verkhluti sem valinn var í beiðninni. Staða verkbeiðni breytist sjálfkrafa í Í vinnslu þegar starfsmaður hefur skráð tíma á beiðnina.
Nánari útskýring á skráningu tíma á verkbeiðni má nálgast hér.
Framvinda/staða verkbeiðna
Stöðu verkbeiðna er hægt að breyta bæði í línum starfsmanna og á allri beiðninni. Staða sem verkbeiðnir geta haft er: Skráning, Hætt við, Úthlutað, Í vinnslu, í bið v/viðskiptavinar, í bið v/okkar, Leyst, Lokið.
Staða beiðnar er uppfærð eftir framvindu verkbeiðnarinnar.
Sé verkbeiðni lokað þá fær beiðnin og allar línur stöðuna Lokið.
Yfirferð og bókun verkbóka
Í lok reikningstímabilsins eru notkunarfærslur bókaðar samkvæmt ferli Sérfræðiverkbókhaldsins við bókun verkbóka.