Reglubundnir reikningar (RBR kerfi)

RBR (Reglubundnir Reikningar) kerfið í Wise Sveitarstjórnarkerfinu gerir kleift að búa til og stjórna reglubundnum reikningum á skilvirkan hátt. Kerfið er sérstaklega hannað fyrir sveitarfélög sem þurfa að senda út fjölda reikninga reglulega.

Yfirlit eiginleika

Helstu eiginleikar

• Reglubundnir tímabundinir reikningar: Sjálfvirk búin til reikninga á ákveðnum tímabilum

• Samsettur reikningaferli: Sameining margra þjónusta á einn reikning

• HMS samþætting: Tengist við húsnæðisstjórnunarkerfi fyrir leiguupplýsingar

• Aðgangsstýring: Nákvæm stjórnun á því hverjir geta búið til og unnið með reikninga

• Sjálfvirk verðuppfærsla: Tenging við verðskrár og gjaldskrár

Aðal töflur og gögn

• SveRBR Period Invoices: Aðal tímabilsreikningar

• SveRBR Period Invoice Header: Reikningshaus

• SveRBR Period Invoice Line: Reikningslínur

• SveRBR Invoicing Periods: Reikningsfæslutímabil

• SveRBR Type of Invoices: Reikningstegundir

Uppsetning RBR kerfis

Grunnstillingar

1. Farðu í SveRBR Periods of Invoicing síðuna

2. Skilgreindu reikningsfærslutímabil:

   • Tímabilsheiti og lýsing

   • Upphafsdagur og lokadagur

   • Greiðslufrestur

   • Eindagi

[Skjámynd: RBR tímabilsuppsetning]

Reikningstegundir

1. Opnaðu SveRBR Invoice Types síðuna

2. Búðu til reikningstegundir:

   • Tegundarkóði og heiti

   • Sjálfgefin vöruskrá

   • Verðuppfærsla

   • Bókunarlyklar

[Skjámynd: Reikningstegundir]

Aðgangsstýring

1. Farðu í SveRBR Access Control Per. Inv síðuna

2. Skilgreindu notendaheimildir:

   • Getur búið til tímabil

   • Getur búið til reikninga

   • Getur bókað reikninga

   • Aðgangsstýring

[Skjámynd: RBR aðgangsstýring]

Búa til reikningsfærslutímabil

Nýtt tímabil

1. Opnaðu SveRBR Periods of Invoicing síðuna

2. Búðu til nýtt tímabil:

   • Veldu tímabilsgerð

   • Tilgreindu dagsetningar

   • Settu greiðsluskilmála

   • Skilgreindu viðskiptamannaval

[Skjámynd: Nýtt reikningsfærslutímabil]

Tímabilsstillingar

• Reikningsdag og eindagi

• Greiðslufrestur og vanskilagjald

• Sjálfvirk reikningasending

• Tilkynningar og áminningar

Viðskiptamannaval

1. Skilgreindu hvaða viðskiptamenn fá reikninga

2. Settu upp víddarsíur

3. Útiloka ákveðna viðskiptamenn

4. Tengdu við HMS kerfi ef við á

Reikningsgerð

Sjálfvirk reikningsgerð

1. Keyru Sve Batch Create Invoices skýrsluna

2. Veldu tímabil og stillingar:

   • Reikningsdagur

   • Eindagi

   • Reikningslínur út frá sölu eða þjónustu

   • Víddartengingar

[Skjámynd: Sjálfvirk reikningsgerð]

Handvirk reikningsgerð

1. Farðu í SveRBR Period Invoices síðuna

2. Búðu til reikning handvirkt:

   • Veldu viðskiptamann

   • Bættu við reikningslínum

   • Tilgreindu upphæðir og víðdir

   • Athugaðu og staðfestu

[Skjámynd: Handvirk reikningsgerð]

Samsettur reikningaferli

• Sameina reikninga frá mismunandi þjónustum

• Leiga, rafmagn, vatn og sorp á einn reikning

• Afsláttaútreikningar

• Sérstök gjöld og kostnaður

HMS kerfi samþætting

Húsnæðisupplýsingar

1. Tengdu við HMS húsnæðisstjórnunarkerfi

2. Fáðu upplýsingar um:

   • Leigjendur og íbúðir

   • Leiguupphæðir og skilmálar

   • Viðbótar þjónusta

   • Mælingar og notkun

[Skjámynd: HMS samþætting]

Sjálfvirk gagnatenging

• Uppfærsla leigjendaupplýsinga

• Breytingar á leiguupphæðum

• Nýir og brottfarir leigjendur

• Þjónustuskuldir og gjaldfærslur

Húsnæðisgjöld

• Grunnleiga og viðbótargjöld

• Háskolagjöld og íþróttajöld

• Rafmagns og hitunarkostnaður

• Vatns og frárennslisgjöld

Verð og verðskrár

Verðuppfærsla

1. Keyru SveRBR CreateInvoices kóðaeininguna

2. Sjálfvirk verðuppfærsla:

   • Tengingu við verðskrár

   • Vísitölubreytingar

   • Sérstök afslættir

   • Tímabilsmiðuð verð

[Skjámynd: Verðuppfærsla]

Gjaldskrár

• Sveitarfélagsgjöld og þóknun

• Leigugjöld fyrir íbúðir

• Þjónustugjöld og kostnaður

• Sérstök gjöld og gjaldskrár

Afslættir og endurgreiðslur

• Aldursafslættir

• Fjölskyldaafslættir

• Efnahagsafsláttir

• Sérstök afslættarkerfir

Reikningavinnsla og bókun

Yfirferð og staðfesting

1. Farðu yfir SveRBR Period Invoice Header

2. Athugaðu:

   • Réttmæti viðskiptamannaupplýsinga

   • Nákvæmni reikningsupphæða

   • Víddafærslur og kostnaðarstaði

   • Greiðsluskilmálar

[Skjámynd: Reikningayfirferð]

Reikningasamþætting

1. Keyru SveRBR Combine Invoices skýrsluna

2. Sameina tengda reikninga:

   • Sama viðskiptamaður og heimilisfang

   • Sama tímabil

   • Sambærilegir greiðsluskilmálar

   • Sérstök sameinukritería

[Skjámynd: Reikningasamþætting]

Bókun reikninga

1. Veldu Post Period Invoices aðgerðina

2. Bókunarferli:

   • Villujöfnun áður en bókun

   • Sjálfvirk númeraröð

   • Tengingu við fjárhag

   • Skuldabókun

[Skjámynd: Reikningabókun]

Skýrslugerð og eftirfylgni

Reikningsskýrslur

1. Keyru SveRBR Period Invoices List skýrsluna

2. Yfirlit yfir reikninga:

   • Fjöldi reikninga og upphæðir

   • Sundurliðun eftir tegundum

   • Ógreiddir reikningar

   • Vanskilastaða

[Skjámynd: Reikningsskýrslur]

Greiðslueftirfylgni

• Sjálfvirkar áminningar

• Vanskilagjöld og dráttarvextir

• Innheimtuferlið

• Afskriftir og niðurfærsla

Leiðréttingar og kreditnótur

1. Keyru SveRBR Create Credit Invoice R skýrsluna

2. Búðu til kreditnótur:

   • Leiðrétta reikninga

   • Endurgreiðslur

   • Afslættarkreditfærslur

   • Villuláeiðréttingar

Sjálfvirk viðhald og uppfærsla

Notendauppsetning

1. Keyru SveRBR Create User for Period skýrsluna

2. Sjálfvirk notendaskráning:

   • Nýir leigjendur

   • Breytingar á leigjendum

   • Uppsagnir og flutningar

   • Heimilisfangsbreytingar

[Skjámynd: Sjálfvirk notendauppsetning]

Kerfisviðhald

1. Keyru SveRBR Fix fromdate in RRline skýrsluna

2. Leiðréttingar og endurskipulagning:

   • Dagsetningaleiðréttingar

   • Lína samþættingar

   • Gagnavirkni

   • Afkastabætur

Sjálfvirkar uppfærslur

• Vísitöluuppfærslur

• Verðbreytingar

• Nýjar þjónustur

• Reglubundnar leiðréttingar

Algengar villur og lausnir

Villa: "Viðskiptamaður fannst ekki"

Orsök: Ógildar viðskiptamannaupplýsingar eða HMS tenging
Lausn:

1. Athugaðu HMS samþættingu

2. Staðfestu viðskiptamannaupplýsingar

3. Uppfærðu leigjendaskrá

4. Leiðréttu tengingar

Villa: "Reikningslína vantar"

Orsök: Ófullnægjandi þjónustuupplýsingar eða verðskrár
Lausn:

1. Athugaðu verðskrár og þjónustuliði

2. Staðfestu víddartengingar

3. Uppfærðu sjálfgefin gildi

4. Leiðréttu þjónustuskrá

Villa: "Tímabil lokað"

Orsök: Reynt að búa til reikning í lokuðu tímabili
Lausn:

1. Athugaðu tímabilsstöðu

2. Opnaðu tímabil ef þörf er

3. Búðu til nýtt tímabil

4. Breyttu reikningsdögum

Ábendingar og bestu venjur

Tímabilsmeðferð

• Skipulagðu tímabil vel fyrirfram

• Taktu tillit til frídaga og helgidaga

• Læstu lokuð tímabil

• Haltu utan um breytingar

Reikningsgerð

• Keyrðu alltaf prófunarkeyrslur fyrst

• Athugaðu reikningsupphæðir vandlega

• Staðfestu viðskiptamannaupplýsingar

• Geymdu afrit af öllum reikningum

HMS samþætting

• Uppfærðu HMS gögn reglulega

• Athugaðu breytingar á leigjendum

• Staðfestu leiguupphæðir

• Samræmdu við HMS kerfi

Gæðaeftirlit

• Berðu saman við fyrri tímabil

• Athugaðu samanlagðar upphæðir

• Staðfestu víddafærslur

• Gerðu reglulegar úttektir

Þessi handbók nær yfir helstu eiginleika RBR (Reglubundnir Reikningar) kerfisins. Fyrir frekari upplýsingar eða tæknilegan stuðning, hafðu samband við kerfisstjóra eða Wise þjónustudeild.