Vinnubók og tímaskráning

Vinnubókarkerfi Wise Sveitarstjórnarkerfisins gerir starfsmönnum kleift að skrá vinnustundir og verkefni á skilvirkan hátt. Kerfið styður bæði handvirka tímaskráningu og samþættingu við verk og verkbeiðnir.

Yfirlit eiginleika

Helstu eiginleikar

• Dagleg tímaskráning: Skráning vinnustunda og verkefna eftir dögum

• Verktenging: Tengist við Business Central verk og verkbeiðnir

• Fleksíblar verkstöðvar: Skilgreining mismunandi verkstöðva fyrir ólíkar tegundir vinnu

• Viðurkenninga ferli: Samþykktarferill fyrir tímaskráningar

• Skýrslugerð: Yfirgripsmiklar skýrslur um vinnustundir og verkefni

Aðal töflur og gögn

• Sve Workbook Setup: Grunnstillingar fyrir vinnubókarkerfið

• Sve Workbook Entries: Tímaskráningar og verkefnafærslur

• Sve Workbook Employees: Starfsmenn tengdir vinnubók

• Sve Work Department: Verkstöðvar og deildir

Uppsetning vinnubókar

Grunnstillingar

1. Farðu í Sve Workbook Setup síðuna

2. Tilgreindu grunnstillingar:

   • Sjálfgefin verkstöð

   • Tímaskráningarreglur

   • Samþykktarferli

   • Tengingar við launakerfi

[Skjámynd: Grunnstillingar vinnubókar]

Verkstöðvar uppsetning

1. Opnaðu Sve Work Department síðuna

2. Búðu til nýja verkstöð:

   • Kóði og lýsing

   • Tengd verk eða verkbeiðnir

   • Tímatakmörk og reglur

   • Kostnaðarstöðvar tengingar

[Skjámynd: Verkstöðvar uppsetning]

Starfsmannauppsetning

Skráning starfsmanna

1. Farðu í Sve Workbook Employees síðuna

2. Skráðu nýjan starfsmann:

   • Starfsmannakóði

   • Nafn og tengiliðaupplýsingar

   • Sjálfgefin verkstöð

   • Heimildir og takmarkanir

[Skjámynd: Starfsmannauppsetning vinnubókar]

Heimildir og aðgangur

• Skilgreindu hverjir geta skráð tíma

• Settu upp samþykktaraðila

• Tilgreindu aðgangstakmarkanir

• Tengdu við Business Central notendur

Tímaskráning

Dagleg tímaskráning

1. Opnaðu Sve Workbook Entries síðuna

2. Skráðu nýja tímafærslu:

   • Dagsetning og tími

   • Verkstöð eða verkefni

   • Fjöldi vinnustunda

   • Lýsing á vinnu

   • Viðbótar athugasemdir

[Skjámynd: Tímaskráningarform]

Verktenging

• Tengdu tímaskráningar við verk

• Skilgreindu verkefni og verkþætti

• Skráðu kostnað og tekjur

• Fylgstu með framvindu verkefna

Magn og fjárhæðir

• Skráðu magn af vörum eða þjónustu

• Reiknaðu tímakostnað sjálfkrafa

• Tengdu við verðskrár

• Fylgstu með kostnaðarhámarki

Samþykktarferli

Tímaskráningar samþykkt

1. Opnaðu Sve Workbook Entries síðuna

2. Veldu ósamþykktar færslur

3. Farðu yfir upplýsingar og leiðrétttu ef þörf er

4. Samþykktu eða hafnaðu færslum

5. Bættu við athugasemdum ef þörf er

[Skjámynd: Samþykktarferli tímaskráninga]

Rafrænar tilkynningar

• Sjálfvirkar tilkynningar til samþykktaraðila

• Tölvupóstar um ósamþykktar færslur

• Áminningar um frestir

• Staðfestingar á samþykktum

Skýrslugerð

Tímaskýrslur

1. Opnaðu Sve Workbook to Job Journal skýrsluna

2. Veldu tímabil og síur

3. Tilgreindu útflutningssnið

4. Keyrðu skýrsluna

[Skjámynd: Tímaskýrsla]

Kostnaðargreining

• Kostnaður eftir verkstöðvum

• Starfsmannakostnaður

• Verkefnakostnaður

• Samanburður við áætlun

Excel útflutningur

• Útflutningur gagna í Excel

• Sérsniðnar sniðmátar

• Sjálfvirk uppfærsla

• Pivot töflur og greining

Samþætting við önnur kerfi

Business Central verkefni

• Sjálfvirk tenging við verk

• Kostnaðarfærsla úr tímaskráningu

• Framvinduskýrslur

• Reikningsfærsla til viðskiptamanna

Launakerfi samþætting

• Útflutningur vinnustunda í launakerfi

• Yfirvinnu útreikningar

• Frídagar og orlof

• Launaskrár og skattskýrslur

HMS kerfi tenging

• Tenging við húsnæðisstjórnunarkerfi

• Viðhaldsverkefni

• Kostnaðardreifing

• Eignaskrá uppfærslur

Algengar villur og lausnir

Villa: "Ekki er hægt að vista tímaskráningu"

Orsök: Ófullnægjandi heimildir eða ógildar stillingar
Lausn:

1. Staðfestu að notandi hafi viðeigandi heimildir

2. Athugaðu að verkstöð sé rétt skilgreind

3. Gakktu úr skugga um að dagsetning sé gild

Villa: "Verkefni fannst ekki"

Orsök: Verkefni ekki til eða óvirkt
Lausn:

1. Athugaðu að verkefnakóði sé rétt

2. Staðfestu að verkefni sé virkt

3. Gakktu úr skugga um að notandi hafi aðgang

Villa: "Tímaskráning þegar samþykkt"

Orsök: Reynt að breyta samþykktri færslu
Lausn:

1. Hafðu samband við samþykktaraðila

2. Búðu til nýja leiðréttingarfærslu

3. Notaðu bakfærsluferli ef þörf er

Ábendingar og bestu venjur

Dagleg notkun

• Skráðu tíma daglega fyrir betri nákvæmni

• Notaðu lýsandi texta fyrir verkefni

• Athugaðu reglulega stöðu tímaskráninga

• Samþykktu færslur í tíma

Verkefnastjórnun

• Tengdu tímaskráningar við réttu verkefnin

• Fylgstu með kostnaðarhámarki

• Notaðu verkþætti fyrir betri sundurliðun

• Uppfærðu verkstöðu reglulega

Skýrslugerð

• Búðu til reglulegar skýrslur

• Berðu saman við áætlanir

• Greindur kostnaðarþróun

• Deila upplýsingum með stjórnendum

Þessi handbók nær yfir helstu eiginleika vinnubókar- og tímaskráningarkerfisins. Fyrir frekari upplýsingar eða tæknilegan stuðning, hafðu samband við kerfisstjóra eða Wise þjónustudeild.